Quy định lưu trữ chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật. Việc lưu trữ đúng cách không chỉ hỗ trợ kiểm toán, quyết toán thuế mà còn tránh các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết qua bài viết này.

1. Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất

Các quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất được cập nhật qua một số văn bản pháp luật quan trọng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu kế toán trong thời đại số hóa. Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Văn bản hợp nhất 25/VBHN-VPQH 2025, chứng từ kế toán phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và báo cáo tài chính. Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, nhấn mạnh rằng mọi chứng từ phát sinh từ hoạt động kinh tế phải được ghi nhận và bảo quản theo nguyên tắc khoa học, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.

Đặc biệt, Thông tư 24/2024/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, giới thiệu quy trình chuẩn bị lưu trữ tài liệu kế toán bản giấy, kết hợp với hình thức điện tử để phù hợp với chuyển đổi số. Ngoài ra, Luật số 67/2025/QH15 về Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung các yêu cầu lưu trữ liên quan đến chứng từ thuế, trong khi Thông tư 74/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về định dạng điện tử.

Nghị quyết 68-NQ/TW ngày 4/5/2025 của Bộ Chính trị và Nghị quyết số 138/NQ-CP ngày 16/5/2025 của Chính phủ nhấn mạnh việc áp dụng công nghệ trong lưu trữ để hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Những cập nhật này nhằm đảm bảo quy định lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình nội bộ, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu. Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ để điều chỉnh hệ thống lưu trữ kịp thời, tránh các khoản phạt hành chính theo Điều 15 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

>> Đọc thêm: Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại Khánh Hòa

2. Các loại chứng từ kế toán phải lưu trữ

Trong quy định lưu trữ chứng từ kế toán, các loại chứng từ được phân loại rõ ràng để đảm bảo tính toàn diện của hồ sơ tài chính. Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ gốc như hóa đơn, biên lai thu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các hợp đồng kinh tế. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chứng từ kế toán phải phản ánh đầy đủ các giao dịch phát sinh, từ hoạt động sản xuất kinh doanh đến đầu tư tài chính. Ngoài ra, các chứng từ liên quan đến thuế như tờ khai thuế, biên bản quyết toán thuế cũng thuộc diện bắt buộc lưu trữ, đặc biệt theo Luật số 67/2025/QH15.

Chứng từ kế toán điện tử, chẳng hạn như hóa đơn điện tử theo Thông tư 74/2025/TT-BTC, phải được lưu dưới dạng dữ liệu số có chữ ký điện tử để đảm bảo tính pháp lý. Các loại chứng từ đặc thù như sổ sách kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính hàng quý và biên bản họp hội đồng quản trị cũng cần được bảo quản. Nghị quyết số 138/NQ-CP khuyến khích doanh nghiệp phân loại chứng từ theo nhóm để dễ dàng tra cứu, giúp nâng cao hiệu quả quản lý. Việc xác định đúng loại chứng từ giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót thông tin quan trọng, đồng thời hỗ trợ kiểm toán độc lập theo quy định của pháp luật.

>> Đọc thêm: Dịch vụ kế toán tại Khánh Hòa

3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ là yếu tố cốt lõi trong quy định lưu trữ chứng từ kế toán, được quy định linh hoạt tùy theo loại chứng từ để cân bằng giữa nhu cầu sử dụng và chi phí bảo quản. Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Văn bản hợp nhất 25/VBHN-VPQH 2025, chứng từ kế toán thông thường phải lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Đối với chứng từ liên quan đến tài sản cố định, đầu tư dài hạn hoặc các giao dịch có giá trị lớn, thời hạn kéo dài đến 20 năm hoặc vĩnh viễn nếu liên quan đến quyền sở hữu.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP chi tiết hóa rằng chứng từ thuế phải lưu ít nhất 10 năm, phù hợp với quy định tại Luật số 67/2025/QH15 về Thuế thu nhập doanh nghiệp. Chứng từ kế toán điện tử theo Thông tư 24/2024/TT-BTC cũng áp dụng thời hạn tương tự, nhưng yêu cầu sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu. Nghị quyết 68-NQ/TW nhấn mạnh việc kéo dài thời hạn lưu trữ cho các doanh nghiệp nhà nước để phục vụ kiểm tra sau. Việc tuân thủ thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu kiểm toán mà còn hỗ trợ giải quyết tranh chấp pháp lý sau này. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch lưu trữ dài hạn, kết hợp với hệ thống quản lý tài liệu để đảm bảo tính khả dụng lâu dài.

4. Hình thức và địa điểm lưu trữ chứng từ kế toán

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán cho phép linh hoạt giữa hình thức bản giấy và điện tử, nhằm thích ứng với điều kiện kinh doanh hiện đại. Theo Thông tư 24/2024/TT-BTC, chứng từ bản giấy phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, phân loại theo loại hình và bảo quản trong tủ hồ sơ chống ẩm mốc, với quy trình chuẩn bị bao gồm kiểm tra tính đầy đủ trước khi lưu. Hình thức điện tử được khuyến khích theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán có chứng nhận an toàn dữ liệu và chữ ký số để đảm bảo tính xác thực.

Văn bản hợp nhất 25/VBHN-VPQH 2025 quy định rằng dữ liệu điện tử phải có bản sao lưu dự phòng, lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ nội bộ. Về địa điểm, chứng từ phải được lưu tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo an toàn chống cháy nổ và truy cập hạn chế theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Nghị định 70/2025/NĐ-CP hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ bên thứ ba nếu đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật. Việc chọn hình thức phù hợp giúp giảm chi phí và tăng tốc độ tra cứu, đồng thời tuân thủ các yêu cầu pháp lý về bảo mật thông tin.

5. Quy trình lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán được quy định chi tiết để đảm bảo tính hệ thống và an toàn, theo Thông tư 24/2024/TT-BTC.

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ

Ngay sau khi chứng từ phát sinh, kế toán viên phải thu thập đầy đủ các tài liệu gốc, kiểm tra tính hợp lệ như chữ ký, dấu đỏ và thông tin chính xác. Quá trình này giúp phát hiện sai sót sớm, tránh tình trạng thiếu hụt hồ sơ sau này. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc kiểm tra phải được ghi nhận bằng biên bản nội bộ để làm cơ sở pháp lý. Doanh nghiệp nên sử dụng checklist chuẩn để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chứng từ nào, đặc biệt là hóa đơn điện tử theo Thông tư 74/2025/TT-BTC.

Bước 2: Phân loại và sắp xếp

Sau kiểm tra, chứng từ được phân loại theo loại hình, thời gian và bộ phận liên quan, sắp xếp theo thứ tự cronological hoặc theo mã số. Hình thức giấy cần đóng gói trong hồ sơ chống ẩm, trong khi dữ liệu điện tử phải mã hóa và lưu vào thư mục riêng. Văn bản hợp nhất 25/VBHN-VPQH 2025 yêu cầu lập chỉ mục tra cứu để dễ dàng tìm kiếm. Quy trình này giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và hỗ trợ kiểm toán nhanh chóng.

Bước 3: Bảo quản và sao lưu

Chứng từ được bảo quản tại địa điểm an toàn, với các biện pháp chống hư hỏng như kiểm tra định kỳ hàng quý. Đối với điện tử, sao lưu dữ liệu phải thực hiện ít nhất hai lần mỗi năm trên thiết bị dự phòng. Nghị quyết 68-NQ/TW khuyến khích áp dụng công nghệ blockchain cho bảo quản dài hạn. Việc bảo quản đúng cách đảm bảo tính toàn vẹn thông tin theo thời hạn quy định.

Bước 4: Hủy bỏ và báo cáo

Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ có thể được hủy theo biên bản, nhưng phải thông báo cơ quan thuế nếu liên quan đến chứng từ thuế. Quy trình này phải tuân thủ Điều 15 Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tránh vi phạm.

6. Xử phạt vi phạm quy định lưu trữ chứng từ kế toán

Vi phạm quy định lưu trữ chứng từ kế toán có thể dẫn đến các hình thức xử phạt nghiêm khắc, nhằm răn đe và bảo vệ tính minh bạch tài chính. Theo Điều 15 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hành vi không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ chứng từ có thể bị phạt cảnh cáo hoặc tiền phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng đối với cá nhân, và gấp đôi đối với tổ chức. Nếu chứng từ bị mất mát do bảo quản kém, mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng, kèm theo yêu cầu khắc phục hậu quả theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung xử phạt riêng cho vi phạm lưu trữ điện tử, như không sao lưu dữ liệu, với mức phạt từ 10 triệu đồng. Luật số 67/2025/QH15 quy định thêm trách nhiệm hình sự nếu vi phạm dẫn đến trốn thuế. Nghị quyết số 138/NQ-CP nhấn mạnh việc tăng cường thanh tra để phát hiện vi phạm sớm. Doanh nghiệp cần xây dựng nội quy nội bộ để tránh các rủi ro này, đồng thời đào tạo nhân viên về tuân thủ pháp luật.

7. Câu hỏi thường gặp

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?

Chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 10 năm, với tài sản cố định hoặc thuế có thể 20 năm hoặc vĩnh viễn, theo Luật Kế toán 88/2015/QH13 và VBHN 25/2025. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch lưu trữ để tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tránh bị phạt.

Chứng từ kế toán có thể lưu trữ điện tử không?

Có, chứng từ kế toán được lưu trữ điện tử theo Thông tư 24/2024/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP với chữ ký số và sao lưu định kỳ, đảm bảo tính xác thực. Thông tư 74/2025/TT-BTC hướng dẫn định dạng chuẩn, tiện tra cứu và tiết kiệm không gian.

Làm thế nào để tránh vi phạm quy định lưu trữ?

Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ, dùng phần mềm kế toán và đào tạo nhân viên theo Nghị quyết 68-NQ/TW. Tham khảo tư vấn chuyên gia giúp cập nhật pháp luật, giảm rủi ro phạt và nâng cao quản lý tài chính.

Quy định lưu trữ chứng từ kế toán ngày càng chặt chẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động cập nhật để tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa hoạt động. Việc áp dụng đúng không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn hỗ trợ phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ tư vấn chi tiết hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay để nhận giải pháp phù hợp.