Một chữ ký sai vị trí hoặc không đúng thẩm quyền có thể khiến toàn bộ hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp bị cơ quan thuế loại bỏ. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc phân biệt khi nào dùng chữ ký tay, khi nào dùng chữ ký số và ai là người có quyền đặt bút ký đang trở thành nỗi lo của không ít kế toán. Bài viết này,  ACC Khánh Hòa sẽ hệ thống lại toàn bộ quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán để giúp doanh nghiệp bảo vệ tính pháp lý cho mọi giao dịch.

1. Vai trò pháp lý của chữ ký trên chứng từ kế toán

Theo Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là tài liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành, được lập theo mẫu quy định hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Các chứng từ này bao gồm phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất nhập kho, hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.

Chữ ký trên chứng từ kế toán đóng vai trò then chốt, không chỉ xác nhận tính pháp lý mà còn chứng minh sự đồng ý, phê duyệt của các bên liên quan đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn, chữ ký giúp bảo vệ quyền lợi của các bên, ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên ký kết, đồng thời hỗ trợ kiểm soát nội bộ và quản lý chặt chẽ các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Trong bối cảnh chuyển đổi số, chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023 càng tăng cường tính minh bạch và chống gian lận.

2. Quy định về chữ ký tay trên chứng từ giấy

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về chứng từ kế toán và Điều 18 Luật Kế toán 2015, chữ ký tay trên chứng từ giấy phải được ký trực tiếp bằng tay (không sử dụng dấu khắc hoặc ký sao chép), đảm bảo tính nhất quán giữa các chứng từ trong cùng một thời kỳ kế toán, và phải đúng thẩm quyền của người ký (được ủy quyền hoặc chịu trách nhiệm theo chức danh quy định).

2.1. Quy định về màu mực và cách ký tên

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, chữ ký tay trên chứng từ kế toán giấy bắt buộc sử dụng mực màu xanh để phân biệt với bản sao hoặc photocopy, tăng tính minh bạch và tránh nhầm lẫn khi kiểm tra. Không được sử dụng mực đỏ hoặc mực đen, vì mực đỏ thường dành cho dấu hiệu hủy bỏ, còn mực đen dễ bị làm giả. Cách ký tên phải rõ ràng, thống nhất, và người ký chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung chứng từ. Doanh nghiệp nên ưu tiên bút mực sống, không phai màu, để đảm bảo tính xác thực lâu dài.

2.2. Các hành vi bị nghiêm cấm khi ký chứng từ

Danh sách quy định "5 KHÔNG" khi ký chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn:

• KHÔNG ký bằng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai màu.
• KHÔNG ký bằng bút chì.
• KHÔNG dùng chữ ký khắc sẵn (dấu chữ ký) trên chứng từ chi tiền.
• KHÔNG ký khi chưa ghi đầy đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của mình.
• KHÔNG ký vào chứng từ khi không có thẩm quyền hoặc không có giấy ủy quyền hợp pháp.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán

3. Quy định về chữ ký số trên chứng từ kế toán điện tử (Mới nhất)

Chữ ký số được phép sử dụng trên chứng từ kế toán điện tử nếu tuân thủ Luật Giao dịch điện tử 2023 (thay thế Luật 2005) và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Chữ ký số thay thế cho chữ ký tay trong giao dịch điện tử, góp phần tăng tính tiện lợi và bảo mật, với giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy có chữ ký tay và đóng dấu.

Theo quy định 2026, các doanh nghiệp bắt buộc áp dụng chữ ký số từ xa (Remote Signing) để ký hóa đơn và chứng từ kế toán ngay trên thiết bị di động, đảm bảo tính thời điểm (Timestamp) chuẩn xác. Chứng từ điện tử có chữ ký số hợp lệ được lưu trữ trên hệ thống an toàn, có khả năng truy xuất và không bị chỉnh sửa.

Xem thêm: Ý nghĩa của chứng từ kế toán là gì?

4. Đối tượng và thẩm quyền ký trên từng loại chứng từ

Theo Điều 19 Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người phê duyệt và người nhận/giao (nếu có), đảm bảo trách nhiệm của các bên liên quan. Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, người lập và phê duyệt có thể là một nếu quy định rõ trong chính sách nội bộ.

4.1. Chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng và Người lập phiếu

Người lập chứng từ chịu trách nhiệm ghi chép và trình bày nội dung; Kế toán trưởng phê duyệt tính hợp lệ, hợp pháp; Giám đốc (hoặc người đại diện pháp luật) xác nhận cuối cùng đối với các chứng từ quan trọng như phiếu chi lớn hoặc hợp đồng. Năm 2026, cơ quan thuế tăng cường hậu kiểm thông qua việc đối soát chữ ký số trên hệ thống tập trung, yêu cầu người ký chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung đã ký.

4.2. Quy định về ủy quyền ký thay (Ký thừa lệnh, ký thay mặt)

Theo quy định, ủy quyền ký chứng từ kế toán phải bằng văn bản rõ ràng, chỉ định người phụ trách kế toán hoặc người có trình độ chuyên môn tương đương. Người ký thay phải ghi rõ "KT. [Chức danh]" (ví dụ: KT. Kế toán trưởng) và chịu trách nhiệm trong phạm vi ủy quyền. Không được ủy quyền ký thay cho Giám đốc mà không có lý do chính đáng.

5. Các trường hợp chứng từ không có đủ chữ ký xử lý như thế nào?

Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015, chứng từ không có đủ chữ ký theo quy định sẽ không được coi là hợp lệ, dẫn đến không được ghi nhận vào sổ kế toán hoặc bị loại bỏ khi quyết toán thuế.

Doanh nghiệp cần lập biên bản điều chỉnh, bổ sung chữ ký hợp lệ hoặc lập chứng từ mới. Trong trường hợp chữ ký không thống nhất, phải xác minh và đối chiếu mẫu chữ ký gốc để tránh rủi ro. Đối với chứng từ điện tử, nếu thiếu chữ ký số, hệ thống sẽ từ chối xác thực, yêu cầu ký lại ngay lập tức.

6. Mức xử phạt vi phạm quy định về chữ ký kế toán

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, các hành vi vi phạm về chữ ký kế toán thường bị xử phạt hành chính từ 3 đến 10 triệu đồng. Cụ thể, phạt 5-10 triệu đồng khi chứng từ thiếu chữ ký, ký không đúng thẩm quyền, hoặc chữ ký không thống nhất; phạt 3-5 triệu đồng cho lỗi ký bằng mực đỏ, mực phai, hoặc dùng dấu chữ ký khắc sẵn.

7. Câu hỏi thường gặp

Có được dùng dấu chữ ký (khắc sẵn) trên phiếu thu, phiếu chi không?

Tuyệt đối không. Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Luật Kế toán 2015, các chứng từ chi tiền phải được ký bằng mực sống để đảm bảo tính xác thực và chống gian lận.

Kế toán trưởng đi vắng, ai được phép ký thay?

Phải có văn bản ủy quyền cho người phụ trách kế toán hoặc người có trình độ chuyên môn tương đương ký thay. Người ký phải ghi rõ "KT. Kế toán trưởng" (Ký thay), theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Chữ ký trên hóa đơn điện tử có cần dấu đỏ của công ty không?

Không cần. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số đã bao gồm xác thực pháp nhân của doanh nghiệp và có giá trị thay thế con dấu đỏ truyền thống.

Chứng từ không có chữ ký phê duyệt có hợp lệ không?

Không. Theo Điều 18 Luật Kế toán 2015, chứng từ không có đủ chữ ký theo quy định sẽ không được coi là hợp lệ.

Có được ký chữ ký điện tử thay cho chữ ký tay không?

Có, nhưng chỉ áp dụng đối với chứng từ điện tử và phải tuân thủ quy định về chữ ký số tại Luật Giao dịch điện tử 2023.

Nếu chữ ký trên chứng từ không giống nhau thì xử lý thế nào?

Trường hợp này, doanh nghiệp cần xác minh lại tính hợp lệ của chữ ký và lập biên bản điều chỉnh hoặc lập lại chứng từ, theo Điều 18 Luật Kế toán 2015.

Hy vọng bài viết Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán đã cung cấp những thông tin hữu ích cho người đọc. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.