Thanh lý hàng tồn kho là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu tổn thất từ hàng hóa không còn giá trị sử dụng. Trong bối cảnh kinh tế biến động, việc xử lý đúng cách không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn hỗ trợ dòng tiền hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình hạch toán, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tài chính. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá sâu hơn.

1. Cách hạch toán thanh lý hàng tồn kho

Thanh lý hàng tồn kho đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán chính xác để phản ánh đúng tình hình tài chính trên sổ sách kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc thanh lý được ghi nhận như một khoản chi phí, giúp loại bỏ giá trị hàng hóa khỏi tài sản lưu động. Quy trình hạch toán bắt đầu từ việc xác định giá trị hàng tồn kho cần thanh lý, thường là hàng hóa hỏng hóc, lỗi thời hoặc dư thừa. Doanh nghiệp cần lập biên bản kiểm kê chi tiết, xác nhận tình trạng hàng hóa và lý do thanh lý, sau đó định giá bán hoặc giá trị thu hồi nếu có.

Khi hạch toán, tài khoản sử dụng chính là TK 156 (Hàng tồn kho) để xóa giá trị gốc, kết hợp với TK 811 (Chi phí khác) để ghi nhận lỗ nếu giá thu hồi thấp hơn giá trị sổ sách. Ví dụ, nếu hàng tồn kho có giá trị 100 triệu đồng và chỉ thu hồi được 60 triệu đồng, khoản lỗ 40 triệu đồng sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn thanh lý phải được lập đúng quy định để làm cơ sở khấu trừ thuế. Việc này không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn tránh các sai sót dẫn đến kiểm tra thuế sau này.

Quy trình hạch toán cụ thể được thực hiện qua các bước sau, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng trong thực tế:

Bước 1: Kiểm kê và lập biên bản thanh lý

Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cần thanh lý, lập biên bản với sự tham gia của các bộ phận liên quan như kho vận và kế toán. Biên bản phải ghi rõ số lượng, tình trạng hàng hóa, giá trị sổ sách và lý do thanh lý, theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. Bước này đảm bảo tính chính xác, tránh tranh chấp nội bộ và cung cấp cơ sở pháp lý cho các giao dịch sau. Nếu hàng hóa có giá trị lớn, cần có sự phê duyệt từ ban lãnh đạo để tăng tính trách nhiệm.

Bước 2: Định giá và thực hiện thanh lý

Sau khi có biên bản, doanh nghiệp định giá hàng tồn kho dựa trên giá thị trường hoặc giá thu hồi ước tính, có thể bán cho đối tác hoặc tiêu hủy nếu không bán được. Giá trị thu hồi được ghi nhận vào TK 711 (Thu nhập khác) nếu có lợi nhuận, hoặc điều chỉnh lỗ vào TK 811. Theo Luật Thuế GTGT 2024, nếu thanh lý có phát sinh doanh thu, phải xuất hóa đơn GTGT với thuế suất phù hợp, thường là 10% cho hàng hóa thông thường. Bước này giúp tối ưu hóa lợi ích tài chính, đồng thời tuân thủ nghĩa vụ thuế.

Bước 3: Ghi sổ kế toán và báo cáo

Cuối cùng, doanh nghiệp ghi nhận toàn bộ giao dịch vào sổ sách, cập nhật báo cáo tài chính hàng quý hoặc năm. Nếu có lỗ từ thanh lý, khoản này được khấu trừ vào lợi nhuận trước thuế theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024. Việc hạch toán đúng giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá vốn hàng bán và duy trì sự cân bằng tài chính. Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa, giảm lỗi thủ công và dễ dàng tra cứu sau này.

Qua đó, cách hạch toán thanh lý hàng tồn kho không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ quản lý rủi ro hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì sức khỏe tài chính lâu dài.

2. Các chứng từ cần thiết trong thanh lý hàng tồn kho

Trong quá trình thanh lý hàng tồn kho, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp và dễ dàng kiểm toán. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các chứng từ phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, bao gồm biên bản kiểm kê, hợp đồng thanh lý và hóa đơn liên quan. Biên bản kiểm kê là tài liệu đầu tiên, mô tả chi tiết hàng hóa như mã số, số lượng, đơn vị tính và giá trị, giúp xác định cơ sở hạch toán ban đầu. Nếu thanh lý qua bán hàng, hợp đồng với bên mua phải quy định rõ giá cả, điều khoản thanh toán và trách nhiệm pháp lý.

Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng nhất, được lập theo mẫu quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi nhận doanh thu từ thanh lý và cơ sở tính thuế. Đối với hàng hóa tiêu hủy, cần có biên bản tiêu hủy với chữ ký của hội đồng, kèm theo hình ảnh hoặc video chứng minh để tránh nghi ngờ gian lận. Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu tất cả chứng từ phải được ký xác nhận bởi người có thẩm quyền, đảm bảo tính toàn vẹn thông tin. Doanh nghiệp nên số hóa chứng từ để dễ quản lý, đặc biệt trong bối cảnh kiểm tra điện tử ngày càng phổ biến.

Ngoài ra, phiếu xuất kho kèm theo là cần thiết để theo dõi dòng chảy hàng hóa từ kho ra ngoài. Nếu thanh lý liên quan đến bên thứ ba như công ty môi trường cho tiêu hủy, cần có biên bản bàn giao rõ ràng. Việc thiếu chứng từ có thể dẫn đến phạt hành chính theo Luật Thuế GTGT 2024, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn tất. Tổng thể, hệ thống chứng từ vững chắc không chỉ hỗ trợ hạch toán mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp pháp lý.

Xem thêm: Vas 02 hàng tồn kho là gì?

3. Xử lý thuế khi thanh lý hàng tồn kho

Xử lý thuế trong thanh lý hàng tồn kho đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các quy định hiện hành để tránh rủi ro phạt và tối ưu hóa chi phí. Theo Luật Thuế GTGT 2024, doanh thu từ thanh lý được coi là đối tượng chịu thuế GTGT, với mức thuế suất 10% áp dụng cho hầu hết hàng hóa, trừ trường hợp đặc biệt như hàng hóa xuất khẩu. Nếu giá thu hồi thấp hơn giá trị sổ sách, khoản lỗ không được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp trực tiếp mà phải được ghi nhận qua chi phí hợp lý theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp cần kê khai thuế GTGT đầu ra trên hóa đơn thanh lý và nộp tờ khai đúng hạn.

Đối với trường hợp tiêu hủy hàng tồn kho, không phát sinh doanh thu nên không chịu thuế GTGT, nhưng vẫn phải lập biên bản để chứng minh và ghi nhận lỗ vào chi phí. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử phải được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế trong vòng 24 giờ, giúp minh bạch hóa giao dịch. Nếu thanh lý cho cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài, cần áp dụng quy định về thuế nhà thầu hoặc thuế GTGT tại chỗ. Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế đầu vào từ chi phí liên quan đến thanh lý, như phí vận chuyển hoặc kiểm định, miễn là có chứng từ hợp lệ.

Việc xử lý thuế đúng cách còn giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi nếu thanh lý hàng hóa lỗi thời theo chương trình hỗ trợ của nhà nước. Tuy nhiên, sai sót phổ biến như không lập hóa đơn hoặc kê khai sai giá trị có thể dẫn đến truy thu thuế và phạt 20% số tiền chậm nộp theo Luật Thuế GTGT 2024. Do đó, khuyến nghị doanh nghiệp tham khảo ý kiến chuyên gia thuế trước khi thực hiện để đảm bảo tuân thủ toàn diện. Qua đó, xử lý thuế không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để cải thiện hiệu quả tài chính từ hoạt động thanh lý hàng tồn kho.

Xem thêm: Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

4. Câu hỏi thường gặp

Thanh lý hàng tồn kho có phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khoản lỗ từ thanh lý hàng tồn kho được ghi nhận vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, miễn là có chứng từ hợp lệ như biên bản và hóa đơn. Nếu có lợi nhuận từ thu hồi, khoản thu nhập này sẽ bị đánh thuế theo mức 20% trên lợi nhuận.

Làm thế nào để lập hóa đơn thanh lý hàng tồn kho đúng quy định?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu hóa đơn phải ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, giá trị và thuế GTGT. Hóa đơn điện tử là bắt buộc từ năm 2022, phải ký số và truyền dữ liệu ngay lập tức. Nếu thanh lý nội bộ hoặc tiêu hủy, sử dụng biên bản thay thế nhưng vẫn cần báo cáo thuế nếu có giá trị lớn.

Thanh lý hàng tồn kho có ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?

Thanh lý hàng tồn kho làm giảm giá trị tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán, đồng thời tăng chi phí trên báo cáo kết quả kinh doanh theo Luật Thuế GTGT 2024. Nếu lỗ lớn, có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận ròng và chỉ số tài chính như ROA. Tuy nhiên, việc hạch toán đúng giúp phản ánh thực tế hoạt động, hỗ trợ quyết định đầu tư.

Thanh lý hàng tồn kho là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tái cấu trúc tài sản hiệu quả, tránh lãng phí và tuân thủ pháp luật. Việc áp dụng đúng quy trình hạch toán không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanh. Để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay, đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn đạt kết quả tối ưu.