Thời gian xin visa theo giấy phép lao động theo quy định

Thời gian xin visa theo giấy phép lao động quyết định trực tiếp đến việc làm hợp pháp và của suôn sẻ của người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Đồng thời, thủ tục này còn hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí. Hiểu rõ quy trình sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh trong môi trường lao động quốc tế hóa ngày càng cao. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá chi tiết để bạn tự tin hơn trong việc chuẩn bị.

Mục Lục

1. Thời gian xin visa theo giấy phép lao động

Thời gian xin visa theo giấy phép lao động được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Sau khi có GPLĐ, người lao động nước ngoài có thể tiến hành xin visa lao động loại LD, và thời gian xử lý hồ sơ visa trong: thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cấp thị thực.

Như vậy, trong điều kiện hồ sơ đầy đủ và không phát sinh vướng mắc, tổng thời gian xin visa theo giấy phép lao động là 15 ngày làm việc, và có thể lâu hơn trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc vào thời điểm cao điểm.

Việc nắm rõ các mốc thời gian này giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tuyển dụng, bố trí nhân sự, đồng thời bảo đảm người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp, liên tục, tránh gián đoạn hợp đồng trong bối cảnh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ngày càng gia tăng.

>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa

2. Quy trình xin visa theo giấy phép lao động

Quy trình xin giấy phép lao động (GPLĐ) là nền tảng quyết định thời gian xin visa lao động, bởi visa chỉ được cấp trên cơ sở GPLĐ còn hiệu lực.

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Sau khi được cấp giấy phép lao động (GPLĐ), người lao động nước ngoài phải chuẩn bị hồ sơ để xin thị thực lao động (visa) tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Việt Nam trước khi nhập cảnh hoặc tiếp tục làm việc. Quy trình này nhằm đảm bảo hoạt động lao động nước ngoài hợp pháp và tránh các vi phạm pháp luật. Thời gian xử lý visa thường từ 5–10 ngày làm việc, nhưng có thể dài hơn tùy theo hồ sơ và yêu cầu của cơ quan xuất nhập cảnh.

Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với người lao động trong việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, bao gồm GPLĐ, hợp đồng lao động, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan, nhằm tối ưu hóa quá trình cấp visa và tránh chậm trễ hay bị từ chối. Việc tuân thủ quy trình không chỉ đảm bảo hợp pháp hóa tư cách lao động mà còn giảm thiểu rủi ro xử phạt hành chính.

>> Đọc thêm: Dịch vụ khai thuế TNCN tại Khánh Hòa

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thời gian xin visa theo giấy phép lao động

Hồ sơ là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian xin visa theo giấy phép lao động, vì bất kỳ thiếu sót nào cũng dẫn đến yêu cầu bổ sung và kéo dài quy trình.

Đối với GPLĐ, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Văn bản của văn phòng đại diện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.
Giấy khám sức khỏe hợp lệ (do cơ sở đủ điều kiện cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài theo điều ước/thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau, còn thời hạn không quá 12 tháng).
Hộ chiếu còn thời hạn.
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định.
02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài.
Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định

Đối với visa lao động, căn cứ Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, hồ sơ visa bao gồm: Văn bản thông báo về việc bảo lãnh cấp thị thực vào Việt Nam; bản sao có chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của tổ chức; tờ khai đề nghị cấp thị thực Việt Nam; bản sao có chứng thực giấy phép lao động.

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ góp phần làm cho thời gian xin visa theo giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, đặc biệt trong bối cảnh các quy định ngày càng siết chặt để bảo vệ thị trường lao động nội địa.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xin visa theo giấy phép lao động

Mặc dù quy định pháp lý đã chuẩn hóa thời gian xin visa theo giấy phép lao động, nhưng nhiều yếu tố thực tiễn có thể làm thay đổi thời hạn xử lý. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến thời gian xin visa theo giấy phép lao động tại Việt Nam bao gồm:

Đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ: Hồ sơ thiếu giấy tờ, sai mẫu hoặc chưa công chứng, dịch thuật sẽ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
Loại visa và mục đích làm việc: Visa lao động (LD) cần GPLĐ hợp lệ; các loại visa khác có thể có quy trình nhanh hoặc chậm hơn.
Khả năng xử lý của cơ quan xuất nhập cảnh: Sở XNC hoặc Phòng XNC ở từng tỉnh/thành phố có năng lực và quy trình nội bộ khác nhau, ảnh hưởng đến thời gian cấp visa.
Thời điểm nộp hồ sơ: Vào các mùa cao điểm, số lượng hồ sơ nhiều có thể gây chậm trễ.
Tình trạng của người lao động: Các yếu tố như tiền án tiền sự, tình trạng sức khỏe, hoặc thông tin hộ chiếu không khớp có thể làm kéo dài quá trình xét duyệt.
Sự phối hợp giữa doanh nghiệp và người lao động: Chuẩn bị hồ sơ sớm, đầy đủ và nộp đúng nơi sẽ rút ngắn thời gian đáng kể.

Trong bối cảnh kinh tế phục hồi sau đại dịch, nhu cầu lao động nước ngoài tăng cao, khiến thời gian xin visa theo giấy phép lao động trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà đầu tư nước ngoài. Việc dự phòng các yếu tố này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhân sự hiệu quả, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.

5. Câu hỏi thường gặp

Thời gian xử lý GPLĐ có thể thay đổi theo loại hình lao động không?

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thời gian cấp GPLĐ là 10 ngày làm việc cho hầu hết các loại hình, nhưng có thể linh hoạt hơn đối với lao động chuyên gia hoặc quản lý cấp cao nếu hồ sơ chứng minh rõ nhu cầu khẩn cấp. Trong thực tế, lao động phổ thông có thể gặp kiểm tra chặt chẽ hơn, dẫn đến thời gian kéo dài nếu cần xác minh thêm. Doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng cứ đầy đủ để tránh trì hoãn, giúp tổng thời gian xin visa theo giấy phép lao động không bị ảnh hưởng.

Nếu hết hạn 3 tháng sau khi cấp GPLĐ thì sao?

Nếu sau 3 tháng kể từ ngày cấp giấy phép lao động mà người lao động nước ngoài chưa xin visa hoặc chưa bắt đầu làm việc, GPLĐ sẽ hết hiệu lực. Khi đó, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin cấp lại GPLĐ mới hoặc điều chỉnh phù hợp với vị trí, chức danh, nơi làm việc. Việc chậm trễ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, bao gồm phạt hành chính và không được phép làm việc tại Việt Nam cho đến khi có GPLĐ hợp lệ. Để tránh rủi ro, nên lập kế hoạch nộp visa ngay sau khi nhận GPLĐ, đảm bảo thời gian xin visa theo giấy phép lao động diễn ra đúng hạn. Hỗ trợ pháp lý kịp thời sẽ giúp khắc phục tình huống này hiệu quả.

Visa lao động có thể gia hạn mà không cần GPLĐ mới không?

Không, theo quy định hiện hành, visa lao động (DL, LĐ, hoặc các loại tương ứng) chỉ được gia hạn khi người lao động vẫn còn có giấy phép lao động còn hiệu lực. Nếu GPLĐ hết hạn hoặc thay đổi (chức danh, nơi làm việc, loại hình lao động), doanh nghiệp phải xin cấp GPLĐ mới trước khi gia hạn visa. Nói cách khác, visa lao động gắn chặt với GPLĐ: không có GPLĐ hợp lệ, visa không thể gia hạn và người lao động không được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam..

Thời gian xin visa theo giấy phép lao động đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh các rủi ro không đáng có, giúp người lao động nước ngoài nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc tại Việt Nam. Việc tuân thủ quy định pháp lý không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp và cá nhân. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu và tư vấn miễn phí, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi thủ tục pháp lý phức tạp.