Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc khai trình sử dụng lao động phải được thực hiện theo một thời hạn nhất định để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các quy định về thời hạn khai trình sử dụng lao động.
1. Quy định về thời hạn khai trình sử dụng lao động
Tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
“Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động
1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
Theo đó, công ty phải khai trình việc sử dụng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Ngoài ra, công ty cần định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
2. Đối tượng cần thực hiện khai trình sử dụng lao động
Theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, tất cả các tổ chức, cá nhân sử dụng lao động đều có nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động. Điều này bao gồm:
- Tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm cả các công ty TNHH, công ty cổ phần, và các loại hình doanh nghiệp khác.
- Các cơ quan nhà nước từ cấp Trung ương đến cấp tỉnh, huyện, xã.
- Các tổ chức phi chính phủ, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, và các tổ chức khác hoạt động tại Việt Nam.
- Các hợp tác xã và tổ chức kinh tế tập thể cũng phải thực hiện khai trình sử dụng lao động.
3. Thủ tục khai trình sử dụng lao động
Thủ tục khai trình sử dụng lao động là quá trình mà người sử dụng lao động thực hiện để báo cáo thông tin về số lượng, chất lượng lao động và các chế độ lao động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thủ tục này thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ khai trình sử dụng lao động
- Mẫu khai báo: Tải mẫu khai báo từ Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc cơ quan Lao động – Thương binh và Xã hội.
- Thông tin doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
- Thông tin về lao động: Số lượng, cấu trúc lao động (giới tính, độ tuổi, trình độ), mức lương, giờ làm việc, ngày nghỉ, chế độ bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Điền thông tin vào mẫu khai báo
Đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và rõ ràng. Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký và đóng dấu vào mẫu khai báo.
Bước 3: Nộp hồ sơ khai trình sử dụng lao động
Nộp trực tuyến: Thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Đây là hình thức được khuyến khích vì nhanh chóng và tiện lợi.
Nộp trực tiếp: Đến trực tiếp cơ quan Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh hoặc cấp huyện.
Bước 4: Nhận kết quả
Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy nhận và thông báo kết quả xử lý hồ sơ.
>>> Xem thêm: Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Khánh Hòa qua bài viết ACC Khánh Hòa nhé!!
4. Mức phạt khi không khai trình sử dụng lao động
Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:
- Phân biệt đối xử trong lao động, ngoại trừ các trường hợp đã được quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 của Nghị định này.
- Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với những ngành nghề bắt buộc phải có chứng chỉ hoặc đào tạo chuyên môn.
- Không báo cáo tình hình thay đổi lao động theo quy định.
- Không lập hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn, không đảm bảo nội dung theo quy định pháp luật.
Trong đó, nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng quy định, có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Nếu tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức xử phạt sẽ gấp đôi so với mức xử phạt đối với cá nhân, theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
5. Dịch vụ làm giấy phép lao động của ACC Khánh Hòa
ACC Khánh Hòa cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc các quy định pháp lý liên quan.
ACC cam kết xử lý hồ sơ nhanh chóng và chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc tự thực hiện.
Chúng tôi cung cấp tư vấn chi tiết từ việc chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi quá trình xét duyệt, đảm bảo rằng giấy phép lao động của bạn đáp ứng tất cả yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc xử phạt.
>>> Để sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động của ACC Khánh Hòa, bạn vui lòng liên hệ:
- Liên hệ Hotline
- Địa chỉ : 11A Tạ Xuân Thu, P. Phước Hải, Tp. Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa
- Website: www.acckhanhhoa.vn
- Email: info.acckhanhhoa@gmail.com
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm thông tin về dịch vụ của ACC Khánh Hòa tại website của công ty.
>> Quý khách có nhu cầu và quan tâm đến các dịch vụ khác của ACC Khánh Hòa, hãy tham khảo bài viết Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa để tìm hiểu thêm hoặc liên hệ hotline để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn trực tiếp.
6. Câu hỏi thường gặp?
Không khai trình việc sử dụng lao động sẽ bị xử phạt như thế nào?
Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
Lưu ý, nếu người sử dụng lao động là cá nhân thì mức xử phạt như trên áp dụng. Đối với tổ chức, mức xử phạt sẽ gấp đôi mức phạt của cá nhân, tức là từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
Có phải khai trình sử dụng lao động định kỳ hay không?
Đúng, ngoài việc khai trình ban đầu, người sử dụng lao động còn phải thực hiện khai trình định kỳ hàng năm hoặc khi có sự thay đổi lớn về số lượng lao động, như tuyển dụng mới hoặc cắt giảm lao động.
Các doanh nghiệp nhỏ có phải khai trình sử dụng lao động không?
Có, tất cả các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, đều phải thực hiện khai trình sử dụng lao động. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo sự minh bạch và bảo vệ quyền lợi người lao động.
Có thể nhờ dịch vụ bên ngoài để khai trình sử dụng lao động không?
Có, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ khai trình sử dụng lao động từ các công ty tư vấn luật hoặc dịch vụ kế toán để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về tính chính xác của thông tin khai trình.
Việc tuân thủ đúng quy định về thời hạn khai trình sử dụng lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp mà còn là cách thể hiện trách nhiệm và sự quan tâm đối với người lao động. ACC Khánh Hòa luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến khai trình sử dụng lao động, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.