Việc thay đổi số tài khoản ngân hàng công ty không chỉ đơn giản là mở một tài khoản mới. Đây là một thủ tục hành chính quan trọng liên quan đến tính hợp lệ của hóa đơn và các giao dịch thanh toán trên 20 triệu đồng. Một sai sót trong việc thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng công ty có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn xác để thực hiện nhanh chóng và an toàn.

(https://acckhanhhoa.vn/)

1. Tại sao doanh nghiệp phải thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi số tài khoản ngân hàng của công ty có thể xảy ra vì nhiều lý do như chuyển đổi ngân hàng, cập nhật thông tin tài khoản hoặc tối ưu hóa quy trình tài chính.

Để đảm bảo sự liên tục và ổn định trong các giao dịch tài chính, công ty cần thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng công ty cho các đối tác và cơ quan liên quan.

Đảm bảo thanh toán suôn sẻ và tránh giao dịch nhầm lẫn: Việc thay đổi số tài khoản ngân hàng có thể dẫn đến gián đoạn thanh toán nếu các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp không được thông báo kịp thời. Thông báo thay đổi số tài khoản giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán được gửi đến tài khoản ngân hàng mới và chính xác, tránh nhầm lẫn với tài khoản cũ đã bị đóng.

Duy trì tính minh bạch và cập nhật thông tin: Cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng mới cho các bên liên quan thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của công ty. Việc cập nhật thông tin tài khoản đảm bảo rằng mọi người luôn có thông tin chính xác để liên hệ và thanh toán cho công ty.

Tuân thủ các quy định pháp luật: Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP), doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng cho cơ quan quản lý nhà nước. Việc không thông báo có thể dẫn đến các vi phạm pháp luật và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Duy trì quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác: Thông báo kịp thời về thay đổi số tài khoản ngân hàng thể hiện sự tôn trọng và trách nhiệm của công ty đối với khách hàng và đối tác. Giúp duy trì mối quan hệ hợp tác và niềm tin của họ với công ty.

Ngoài ra, việc thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng công ty cũng mang lại một số lợi ích khác như:

• Dễ dàng theo dõi dòng tiền: Việc sử dụng một tài khoản ngân hàng duy nhất cho tất cả các giao dịch giúp đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý dòng tiền của công ty.
• Giảm chi phí: Một số ngân hàng có thể miễn phí hoặc giảm phí giao dịch cho các tài khoản có số dư cao. Việc tập trung giao dịch vào một tài khoản có thể giúp công ty đủ điều kiện hưởng những ưu đãi này.

2. Thủ tục thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng với cơ quan nhà nước

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, bao gồm số tài khoản ngân hàng, một cách số hóa hoàn toàn qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm những gì?

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC).
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ.

2.2. Quy trình nộp hồ sơ qua mạng (Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp)

Hiện nay, 100% thủ tục thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng được thực hiện trực tuyến qua chữ ký số (Token). Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký, sử dụng chữ ký số để xác thực.

Bước 3: Chọn chức năng "Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp" và điền thông tin thay đổi số tài khoản ngân hàng theo mẫu quy định.

Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ trực tuyến. Hệ thống sẽ cấp giấy xác nhận ngay lập tức.

Bước 5: Theo dõi trạng thái hồ sơ qua tài khoản và nhận kết quả điện tử trong vòng 3 ngày làm việc.

2.3. Thời hạn bắt buộc phải thông báo để tránh bị phạt

Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Việc chậm thông báo có thể bị xử phạt hành chính từ 10.000.000đ đến 20.000.000đ tùy mức độ vi phạm theo quy định về đăng ký kinh doanh, đồng thời liên quan đến Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế, hóa đơn.

3. Mẫu thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng gửi khách hàng và đối tác

Nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ tài chính của công ty. Chúng tôi mong quý khách hàng và đối tác cập nhật thông tin mới này để thuận tiện cho các giao dịch trong thời gian tới. Dưới đây là mẫu thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng công ty

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

4. Những lưu ý quan trọng để chi phí được khấu trừ thuế GTGT

Theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính thuế, hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo số tài khoản ngân hàng được cập nhật chính xác để các giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt (trên 20 triệu đồng) được khấu trừ thuế GTGT. Các lưu ý chính:

• Cập nhật thông tin tài khoản trên hệ thống kê khai thuế điện tử (eTax) sau khi thông báo với Sở Tài chính, vì dữ liệu sẽ tự động đồng bộ nhưng cần kiểm tra lại.
• Sử dụng tài khoản ngân hàng đã đăng ký để nhận thanh toán từ khách hàng, tránh sử dụng tài khoản cá nhân dẫn đến không được khấu trừ chi phí.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ thanh toán qua tài khoản mới để phục vụ quyết toán thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí do thông tin không khớp.
• Thông báo thay đổi cho đối tác kịp thời để hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

Có cần thông báo thay đổi tài khoản ngân hàng cho cơ quan Thuế không?

Hiện nay, khi bạn thông báo với Sở Tài chính, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ sang cơ quan Thuế theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, bạn vẫn cần cập nhật thông tin trên các cổng kê khai thuế điện tử.

Doanh nghiệp mới thành lập có phải thông báo tài khoản ngân hàng ngay?

Có, doanh nghiệp cần thông báo ngay sau khi mở tài khoản để phục vụ việc nộp thuế điện tử và giao dịch kinh doanh, theo Luật Doanh nghiệp 2020.

Có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp không?

Hầu hết các tỉnh thành hiện nay chỉ ưu tiên nhận hồ sơ qua mạng để đảm bảo tính minh bạch và nhanh chóng, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng có cần phải công chứng không?

Thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng không nhất thiết phải công chứng. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và chính thức, công ty có thể yêu cầu người đại diện pháp lý ký tên và đóng dấu trên thông báo.

Công ty nên lưu trữ thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng như thế nào?

Công ty nên lưu trữ bản sao của thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng trong hồ sơ kế toán và pháp lý của công ty. Đồng thời, nên giữ các biên lai hoặc xác nhận đã gửi thông báo cho các đối tác và cơ quan liên quan để có thể chứng minh việc thông báo đã được thực hiện.

Mẫu thông báo thay đổi số tài khoản ngân hàng công ty được cung cấp sẽ giúp các doanh nghiệp tại Khánh Hòa thực hiện quy trình này một cách nhanh chóng và đúng quy định. Để đảm bảo không xảy ra sự gián đoạn trong các hoạt động kinh doanh, các công ty cần chú ý đến việc thông báo đầy đủ và kịp thời cho tất cả các đối tác và cơ quan liên quan qua bài viết ACC Khánh Hòa.