Xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp là thủ tục thiết yếu đối với người lao động nước ngoài khi chuyển đổi địa điểm làm việc tại Việt Nam, giúp duy trì tính hợp pháp và tránh gián đoạn hoạt động. Việc thực hiện đúng cách không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động. Thủ tục này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh các rủi ro như phạt hành chính hoặc hủy giấy phép. Cùng ACC Khánh Hòa khám phá chi tiết để bạn tự tin thực hiện.

1. Cần làm gì khi xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp

1.1. Xác định đúng căn cứ pháp lý để xin cấp lại giấy phép lao động

Trước khi thực hiện thủ tục tại địa phương khác, doanh nghiệp cần làm rõ việc xin cấp lại có đúng đối tượng và đúng căn cứ pháp luật hay không. Theo Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, chỉ những trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, bị hỏng hoặc có thay đổi một số nội dung ghi trên giấy phép (trong đó bao gồm địa điểm làm việc) mới thuộc diện được cấp lại.

Việc thay đổi tỉnh, thành phố nơi người lao động làm việc không làm mất hiệu lực của giấy phép, nhưng nếu địa điểm làm việc mới khác với nội dung đã ghi trên giấy phép, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp lại. Trường hợp giấy phép đã hết hạn hoặc thay đổi vị trí, chức danh công việc thì không được áp dụng thủ tục này mà phải chuyển sang thủ tục cấp mới theo quy định.

1.2. Xác định đúng địa phương và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

Một điểm quan trọng cần lưu ý là khi xin cấp lại giấy phép lao động khác nơi đã cấp trước đây, doanh nghiệp không nộp hồ sơ về cơ quan cũ. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 07/08/2025), thẩm quyền cấp, cấp lại giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, không phụ thuộc nơi đã cấp giấy phép trước đó.

Trên thực tế, hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, sau đó chuyển đến cơ quan chuyên môn được UBND tỉnh phân cấp (thường là Sở Nội vụ) để giải quyết. Do đó, khi người lao động chuyển sang làm việc tại địa phương khác, doanh nghiệp phải chủ động xác định và nộp hồ sơ tại đúng tỉnh mới, tránh việc nộp sai địa chỉ dẫn đến bị trả hồ sơ.

1.3. Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu chứng minh nội dung thay đổi

Song song với việc xác định đúng thẩm quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh rõ lý do xin cấp lại tại địa phương khác. Theo khoản 3 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, trường hợp thay đổi nội dung ghi trên giấy phép lao động phải có giấy tờ chứng minh sự thay đổi đó.

Đối với trường hợp thay đổi địa điểm làm việc, các tài liệu như quyết định điều chỉnh địa điểm làm việc, hợp đồng thuê địa điểm mới hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cập nhật địa chỉ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ. Việc chuẩn bị đầy đủ và thống nhất các thông tin này giúp hồ sơ được xác định đúng là cấp lại, tránh bị yêu cầu làm lại theo thủ tục cấp mới.

1.4. Thực hiện nộp hồ sơ và tuân thủ nghĩa vụ trong thời gian chờ cấp lại

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành nộp tại cơ quan có thẩm quyền theo một trong các hình thức được chấp nhận. Theo Điều 14 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp lại giấy phép lao động; trường hợp không cấp phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Theo Điều 15 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động được cấp lại chỉ có thời hạn bằng thời gian còn lại của giấy phép cũ. Trong thời gian chưa được cấp lại giấy phép phù hợp với địa điểm làm việc mới, người lao động nước ngoài không được phép làm việc; nếu vi phạm, doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

>> Đọc thêm: Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Khánh Hòa

2. Điều kiện cần đáp ứng để xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp

2.1. Giấy phép lao động cũ phải còn thời hạn hiệu lực

Điều kiện tiên quyết để được áp dụng thủ tục cấp lại là giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài vẫn còn thời hạn sử dụng tại thời điểm nộp hồ sơ. Căn cứ Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, việc cấp lại chỉ đặt ra đối với giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng phát sinh các tình huống như bị mất, bị hỏng hoặc thay đổi một số nội dung ghi trên giấy phép.

Trong trường hợp giấy phép lao động đã hết hạn, dù người lao động vẫn đang làm việc hoặc doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng, cơ quan có thẩm quyền sẽ không giải quyết theo thủ tục cấp lại mà yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục cấp mới. Đây là điểm doanh nghiệp thường nhầm lẫn khi người lao động chuyển sang làm việc tại địa phương khác.

2.2. Thuộc đúng trường hợp pháp luật cho phép cấp lại

Không phải mọi sự thay đổi đều được xin cấp lại giấy phép lao động. Theo quy định tại khoản 3 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, các trường hợp được cấp lại bao gồm việc giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, bị hỏng hoặc có thay đổi các thông tin quan trọng đã ghi nhận trên giấy phép, trong đó địa điểm làm việc là một nội dung then chốt.

Đối với trường hợp xin cấp lại khác nơi cấp, việc thay đổi địa phương làm việc phải gắn liền với việc thay đổi địa điểm làm việc ghi trên giấy phép. Nếu người lao động vẫn làm việc đúng địa điểm đã được cấp phép trước đây thì dù doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính hoặc cơ quan quản lý, cũng không phát sinh điều kiện cấp lại.

2.3. Nội dung thay đổi không làm thay đổi bản chất công việc

Một điều kiện quan trọng khác là việc xin cấp lại không được làm thay đổi bản chất pháp lý của giấy phép lao động đã cấp. Pháp luật hiện hành chỉ cho phép cấp lại khi thay đổi các thông tin hành chính hoặc điều kiện làm việc đã được ghi nhận, không bao gồm thay đổi vị trí, chức danh công việc.

Theo khoản 9 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, khi vị trí hoặc chức danh công việc thay đổi, giấy phép lao động đã cấp sẽ hết hiệu lực. Khi đó, dù người lao động chỉ chuyển địa điểm làm việc sang tỉnh khác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục cấp mới, không thể xin cấp lại.

2.4. Doanh nghiệp và người lao động tiếp tục đáp ứng điều kiện làm việc hợp pháp

Bên cạnh các điều kiện trực tiếp liên quan đến giấy phép, doanh nghiệp sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải tiếp tục đáp ứng các điều kiện chung theo quy định của pháp luật lao động. Người lao động phải thuộc nhóm đối tượng được phép làm việc tại Việt Nam (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật) và doanh nghiệp phải là chủ thể sử dụng lao động hợp pháp.

Việc xin cấp lại giấy phép lao động khác nơi cấp không làm phát sinh nghĩa vụ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài từ đầu, nhưng cơ quan có thẩm quyền vẫn có quyền kiểm tra tính phù hợp giữa nhu cầu sử dụng, địa điểm làm việc và nội dung giấy phép được đề nghị cấp lại, theo tinh thần quản lý tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

>> Đọc thêm: Dịch vụ khai thuế TNCN tại Khánh Hòa

3. Hồ sơ cần chuẩn bị cho thủ tục xin lại giấy phép lao động

3.1. Văn bản đề nghị và giấy tờ nhận diện của người lao động

Thành phần hồ sơ bắt buộc đầu tiên là văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động. Văn bản này được lập theo Mẫu số 11/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, phản ánh rõ lý do xin cấp lại và các thông tin cơ bản của người lao động nước ngoài. Đây là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác định hồ sơ thuộc diện cấp lại theo Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Cùng với văn bản đề nghị, doanh nghiệp phải nộp bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động nước ngoài và 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Các giấy tờ này nhằm xác định nhân thân người lao động và đối chiếu thông tin với giấy phép lao động đã được cấp trước đó.

3.2. Giấy phép lao động đã cấp và tài liệu chứng minh tình trạng cấp lại

Một thành phần quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ là giấy phép lao động đã được cấp. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp cần nộp bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy phép lao động còn thời hạn.

Trường hợp giấy phép lao động bị mất, theo khoản 1 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ phải kèm theo xác nhận của cơ quan công an cấp xã nơi người lao động cư trú hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định. Trường hợp giấy phép bị hỏng, doanh nghiệp phải nộp lại bản gốc giấy phép bị hỏng để làm căn cứ cấp lại.

Việc cung cấp đầy đủ giấy phép lao động cũ và tài liệu xác nhận tình trạng mất, hỏng là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xác định tính liên tục của giấy phép và thời hạn còn lại khi cấp lại.

3.3. Giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi ghi trên giấy phép lao động

Đối với trường hợp xin cấp lại do thay đổi nội dung ghi trên giấy phép lao động, doanh nghiệp phải nộp kèm các giấy tờ chứng minh sự thay đổi này. Căn cứ khoản 3 Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, đây là thành phần bắt buộc để cơ quan có thẩm quyền xem xét việc cấp lại.

Trong trường hợp thay đổi địa điểm làm việc, các tài liệu thường được yêu cầu bao gồm quyết định điều chỉnh địa điểm làm việc của người lao động, hợp đồng thuê địa điểm làm việc mới hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật địa chỉ. Nếu thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, quốc tịch hoặc số hộ chiếu, doanh nghiệp phải nộp các giấy tờ hợp pháp chứng minh sự thay đổi đó, ví dụ hộ chiếu mới hoặc giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

3.4. Yêu cầu về hình thức và giá trị pháp lý của hồ sơ

Các giấy tờ trong hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực theo quy định. Đối với giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, doanh nghiệp phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng hình thức và đầy đủ giá trị pháp lý không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn tránh trường hợp hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, đặc biệt trong bối cảnh nộp hồ sơ tại địa phương khác nơi đã cấp giấy phép trước đây.

4. Quy trình thực hiện xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp

Quy trình xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp được thực hiện theo các bước rõ ràng tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Bước 1: Xác định đúng địa phương và cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Bước đầu tiên trong quy trình xin cấp lại giấy phép lao động khác nơi cấp là xác định đúng địa phương có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 07/08/2025), thẩm quyền cấp, cấp lại giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, không phụ thuộc vào nơi giấy phép lao động đã được cấp trước đây.

Trên thực tế, hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, nơi tiếp nhận và luân chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn được UBND tỉnh phân cấp (thường là Sở Nội vụ) để giải quyết. Việc xác định đúng địa phương ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng nộp sai cơ quan, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động

Sau khi hoàn thiện hồ sơ theo quy định, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ theo một trong các hình thức được pháp luật cho phép. Căn cứ Điều 14 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công (nếu địa phương đã triển khai).

Khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần bảo đảm các thông tin trong hồ sơ thống nhất với nội dung đề nghị cấp lại, đặc biệt là thông tin về địa điểm làm việc và thời hạn giấy phép còn lại. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận có quyền yêu cầu bổ sung theo quy định.

Bước 3: Thời hạn giải quyết và cách nhận kết quả

Theo Điều 14 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không đủ điều kiện cấp lại, cơ quan giải quyết phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Kết quả giải quyết có thể được trả trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, gửi qua đường bưu chính hoặc trả dưới dạng điện tử, tùy theo hình thức nộp hồ sơ và cơ chế giải quyết của từng địa phương. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ để kịp thời bổ sung giấy tờ nếu có yêu cầu.

Bước 4: Thực hiện nghĩa vụ sau khi được cấp lại giấy phép lao động

Sau khi nhận được giấy phép lao động được cấp lại, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin ghi trên giấy phép, đặc biệt là địa điểm làm việc, để bảo đảm phù hợp với thực tế sử dụng lao động. Theo Điều 15 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại chỉ bằng thời gian còn lại của giấy phép đã được cấp trước đó, không làm phát sinh thêm thời hạn mới.

Trong suốt thời gian chờ cấp lại, cũng như sau khi đã được cấp lại, doanh nghiệp phải bảo đảm người lao động nước ngoài chỉ làm việc đúng nội dung được cấp phép. Trường hợp bố trí làm việc khi chưa có giấy phép lao động phù hợp, doanh nghiệp và người lao động có thể bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

5. Câu hỏi thường gặp

Xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp mất bao lâu?

Theo Điều 14 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn giải quyết thủ tục cấp lại giấy phép lao động là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian này không phân biệt nộp cùng hay khác nơi đã cấp trước đây. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung; thời gian xử lý được tính lại từ khi hồ sơ hoàn chỉnh.

Có cần nộp phí khi xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp không?

Có. Lệ phí cấp lại giấy phép lao động do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định, không có mức phí thống nhất trên toàn quốc. Doanh nghiệp nộp lệ phí theo mức áp dụng tại địa phương nơi nộp hồ sơ, thường tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh. Khoản phí này không được hoàn trả nếu hồ sơ bị từ chối giải quyết.

Nếu giấy phép lao động cũ hết hạn thì sao khi xin lại ở nơi khác?

Không. Theo Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thủ tục cấp lại chỉ áp dụng khi giấy phép lao động còn thời hạn. Trường hợp giấy phép đã hết hạn, dù mới hết hay đã hết lâu, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục cấp mới, không được xin cấp lại tại bất kỳ địa phương nào. Trong thời gian chưa được cấp giấy phép mới, người lao động nước ngoài không được phép làm việc để tránh rủi ro xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Xin lại giấy phép lao động khác nơi cấp là bước quan trọng để người lao động nước ngoài tiếp tục hoạt động hợp pháp tại địa điểm mới, tránh các rủi ro không đáng có. Với sự hỗ trợ từ chuyên gia, quy trình sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ toàn diện, hãy liên hệ ACC Khánh Hòa ngay hôm nay. Đừng chần chừ, hành động kịp thời để bảo vệ quyền lợi của bạn và doanh nghiệp.