Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định là thủ tục cần thiết giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định khi thanh lý tài sản. Việc thực hiện đúng cách hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch và tránh các rủi ro về thuế. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch. Cùng ACC Khánh Hòa tìm hiểu chi tiết.

1. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định

Thanh lý tài sản cố định thường phát sinh khi doanh nghiệp bán, thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản đã hết khấu hao hoặc không còn sử dụng. Theo Luật Quản lý thuế 2019, mọi giao dịch có phát sinh doanh thu đều phải xuất hóa đơn để kê khai thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn xuất ra phải phản ánh đúng giá trị thanh lý, bao gồm cả phần còn lại sau khấu hao. Doanh nghiệp cần xác định giá trị còn lại của tài sản trước khi lập hóa đơn để đảm bảo số liệu khớp với sổ sách kế toán.

2. Quy trình chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi xuất hóa đơn. Bước 1: Kiểm tra hồ sơ tài sản cố định

Xác nhận thông tin tài sản như nguyên giá, khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách. Việc này giúp xác định đúng số tiền thu được từ thanh lý để ghi nhận doanh thu.

Bước 2: Lập biên bản thanh lý tài sản

Biên bản phải có chữ ký của hội đồng thanh lý và các bộ phận liên quan, làm căn cứ để xuất hóa đơn.

Bước 3: Xác định loại hóa đơn phù hợp

Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng nếu tài sản thuộc đối tượng chịu thuế.

Bước 4: Kiểm tra thông tin bên mua

Đảm bảo tên, mã số thuế và địa chỉ của bên mua được ghi chính xác trên hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu biên bản thanh lý tài sản khi giải thể hiện nay

3. Quy định về hóa đơn khi thanh lý tài sản cố định

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định rõ về việc lập và xuất hóa đơn cho các giao dịch thanh lý tài sản. Hóa đơn phải được lập tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc chậm nhất là ngày tiếp theo. Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp kết nối với cơ quan thuế để gửi dữ liệu. Khi xuất hóa đơn, cần ghi rõ nội dung “thanh lý tài sản cố định” kèm theo số hiệu tài sản để dễ dàng đối chiếu sau này. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

Xem thêm: Hạch toán thanh lý tài sản cố định theo từng trường hợp mới

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần chú ý thời điểm xuất hóa đơn để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính. Giá trị ghi trên hóa đơn phải khớp với hợp đồng thanh lý và biên bản bàn giao. Nếu tài sản thanh lý có giá trị lớn, nên thực hiện định giá độc lập để đảm bảo tính minh bạch. Ngoài ra, cần theo dõi việc kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh từ giao dịch này trên tờ khai thuế hàng tháng hoặc quý. Việc tuân thủ đúng các quy định giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và duy trì uy tín với cơ quan thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Thanh lý tài sản cố định có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mọi giao dịch thanh lý tài sản cố định có phát sinh thu tiền đều phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Việc này nhằm đảm bảo kê khai thuế đúng quy định và tạo cơ sở pháp lý cho cả hai bên.

Hóa đơn thanh lý tài sản cố định có cần ghi chú đặc biệt không?

Hóa đơn cần ghi rõ nội dung thanh lý tài sản cố định kèm số hiệu tài sản. Thông tư 32/2025/TT-BTC yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử và gửi dữ liệu kịp thời đến cơ quan thuế để tránh sai sót trong quá trình kiểm tra.

Doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy khi thanh lý tài sản không?

Từ khi áp dụng Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy chỉ được sử dụng trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Cách xuất hóa đơn thanh lý tài sản cố định cần được thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các bước hướng dẫn. Liên hệ ACC Khánh Hòa để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục hiệu quả.