Chi phí quản lý doanh nghiệp (G&A) là các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì hoạt động hàng ngày của công ty, bao gồm chi phí nhân sự, văn phòng, và các dịch vụ hỗ trợ khác. Việc tính định mức chi phí G&A chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hiệu quả hoạt động. Trong bài viết này của ACC Khánh Hòa, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xác định và cách tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp một cách hợp lý.
1. Thế nào là chi phí quản lý doanh nghiệp?
Chi phí quản lý doanh nghiệp (General & Administration Expenses – G&A) là tổng hợp các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì hoạt động chung của tổ chức, bao gồm các hoạt động quản lý, điều hành, hành chính, cũng như hỗ trợ cho quá trình sản xuất và kinh doanh. Những chi phí này không trực tiếp gắn với việc sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, nhưng lại rất cần thiết để doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả.
2. Các thành phần của chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí G&A bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau, có thể chia thành một số nhóm chính như:
- Chi phí nhân viên quản lý: các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN… của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
- Chi phí đồ dùng văn phòng: chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
- Thuế, phí và lệ phí: chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, các khoản chi cho lao động nữ…
Xem thêm: Giá vốn hàng bán được xác định dựa trên những gì?
3. Cách tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp hạch toán vào tài khoản 642, cụ thể như sau:
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Xem thêm: Phân biệt doanh thu thuần và doanh thu ròng
4. Tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp thế nào?
Để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp (G&A), doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp quan trọng sau:
- Áp dụng công nghệ và tự động hóa, sử dụng phần mềm quản lý (ERP, kế toán, nhân sự) để tự động hóa các quy trình và giảm thiểu chi phí nhân công.
- Tối ưu hóa nhân sự thông qua đánh giá lại cơ cấu nhân sự, đào tạo nâng cao năng suất và áp dụng làm việc từ xa khi có thể để giảm chi phí văn phòng.
- Giảm chi phí văn phòng bằng việc cân nhắc thuê văn phòng chung (co-working) và giảm diện tích văn phòng nếu không cần thiết.
- Thuê ngoài (Outsourcing) các dịch vụ không cốt lõi như kế toán, nhân sự, pháp lý để giảm chi phí vận hành.
- Đàm phán lại với nhà cung cấp về các hợp đồng dịch vụ để có mức giá hợp lý hơn.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thủ tục hành chính để tăng hiệu quả công việc.
- Kiểm tra, đánh giá chi phí định kỳ và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết hoặc không hiệu quả.
Những biện pháp này giúp giảm thiểu chi phí G&A mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
5. Câu hỏi thường gặp
Chi phí G&A có ảnh hưởng đến lợi nhuận không?
Có. Chi phí G&A chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Nếu không kiểm soát tốt, nó sẽ làm giảm lợi nhuận ròng. Tuy nhiên, tối ưu hóa chi phí G&A sẽ giúp tăng khả năng sinh lợi của doanh nghiệp.
Chi phí G&A khác với chi phí bán hàng và chi phí sản xuất như thế nào?
Chi phí bán hàng là chi phí liên quan đến hoạt động tiếp thị và bán sản phẩm, trong khi chi phí sản xuất liên quan đến việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Chi phí G&A không trực tiếp gắn liền với sản xuất hay bán hàng, mà là chi phí để duy trì hoạt động chung của doanh nghiệp.
Làm sao để xác định chi phí G&A hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ?
Đối với doanh nghiệp nhỏ, cách tính chi phí G&A hợp lý là cần xác định các khoản chi phí cơ bản như nhân sự, thuê văn phòng, và chi phí dịch vụ, đồng thời theo dõi chi tiết và tối ưu hóa từng khoản chi để đảm bảo không lãng phí nguồn lực.
Tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát tài chính và tối ưu hóa nguồn lực. Bằng cách áp dụng phương pháp tính toán hợp lý và thường xuyên theo dõi, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì sự phát triển bền vững. Thông qua bài viết này, ACC Khánh Hòa mong rằng bạn đọc đã trang bị được cho mình nhiều thông tin ý nghĩa và giá trị về cách tính định mức chi phí quản lý doanh nghiệp.
Để lại một bình luận