Phần mềm kế toán iPOS là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính, công nợ, và các báo cáo tài chính một cách hiệu quả. Với giao diện thân thiện và tính năng linh hoạt, iPOS mang đến giải pháp kế toán toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm iPOS đầy đủ để giúp bạn tối ưu hóa công việc kế toán và giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru. 

1. Giới thiệu về phần mềm kế toán iPOS

Phần mềm kế toán iPOS là một phần mềm bán hàng tập trung vào một phân khúc duy nhất là ngành thực phẩm và dịch vụ ăn uống. Phần mềm này cung cấp các tính năng kế toán, chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin, quản lý lưu kho, báo cáo – thống kê giúp các nhà hàng hoạt động hiệu quả hơn. Chính vì vậy, phần mềm này thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng. Nhiều năm qua, iPOS đã giúp các thương hiệu F&B cắt giảm hơn 30% hao phí do kiểm soát nguyên vật liệu không hiệu quả gây nên, tối ưu quy trình quản lý.

2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán iPOS đầy đủ

Khi bắt đầu sử dụng Phần mềm kế toán iPOS ACCOUNTING, quý khách cần cập nhật ban đầu các thông số như sau:

Số dư tài khoản

Để thêm mới số dư tài khoản (tiền mặt, tiền gửi, công nợ …), người dùng sẽ thực hiện như sau:

“Phân hệ nghiệp vụ → Tổng hợp → Số dư tài khoản”

Sau khi xuất hiện giao diện thêm mới số dư tài khoản, tiếp tục thao tác như sau:

Bước 1: Thêm mới số dư tổng hợp cho từng tài khoản. Với các tài khoản lưỡng tính (có cả số dư nợ và số dư có), thêm mới 2 dòng số dư tương ứng với từng kiểu số dư (1 dòng tổng dư nợ và 1 dòng tổng dư có) sau đó nhấn lưu thông tin.

Bước 2: Với những tài khoản cần chi tiết thanh toán công nợ (như ngân hàng, công nợ 131,331…), chọn cột chi tiết để thêm mới số dư chi tiết cho từng tài khoản.

Tồn kho vật tư hàng hóa

Để thêm mới số dư tồn kho đầu kỳ, người dùng sẽ thực hiện như sau:

“Phân hệ nghiệp vụ → Kho → Tồn kho đầu năm”

Sau khi xuất hiện giao diện thêm mới tồn kho đầu năm, tiếp tục thao tác như sau:

Bước 1: Chọn kho

Bước 2: Nhấn thêm mới

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin mã hàng hóa, số lượng, giá trị tồn kho tương ứng.

Khi thêm tồn kho đầu năm, tổng số dư của các tài khoản kho tương ứng như 152,153,155,156, người dùng cần khai báo tại mục số dư tài khoản

Trường hợp hết năm tài chính, để kết chuyển số dư sang năm tài chính kế tiếp, người dùng thực hiện chọn tiện ích, kết chuyển số dư.

• Thực hiện chọn hàng hóa, ấn đồng ý, phần mềm báo hoàn thành.
• Phần mềm sẽ kết chuyển toàn bộ số dư hàng hóa sang năm tài chính kế tiếp.

Khai báo Công cụ dụng cụ đầu kỳ

Với những công cụ dụng cụ đang phân bổ dở dang đầu kỳ, thực hiện cập nhật dư đầu với những thẻ công cụ dụng cụ đó như sau:

“Phân hệ nghiệp vụ → Chi Phí → Chi phí trả trước → Thêm mới”

Sau khi xuất hiện giao diện thêm mới thẻ công cụ dụng cụ, người dùng thực hiện như sau:

Bước 1: Điền thông tin thẻ.

Diễn giải: Ngày chứng từ phải là ngày trước ngày bắt đầu năm tài chính bắt đầu sử dụng phần mềm.

Số lượng: Số lượng còn lại của thẻ CCDC

Giá trị: giá trị còn lại tương ứng với số lượng CCDC đã khai báo.

Bước 2: Điền thông tin phân bổ. Số tháng phân bổ là số tháng phân bổ còn lại của công cụ dụng cụ đồng thời cập nhật đầy đủ các thông tin bao gồm: Đối tượng (phòng ban sử dụng), công việc, mục chi phí.

Khai báo Tài sản cố định đầu kỳ

Với những tài sản cố định đang khấu hao dở dang đầu kỳ, thực hiện cập nhật dư đầu với những thẻ tài sản cố định đó. Để cập nhật số dư tài sản cố định, thực hiện như sau:

“Phân hệ nghiệp vụ → Tài sản cố định → Thẻ tài sản cố định → Thêm mới”

Sau khi xuất hiện giao diện thêm mới thẻ tài sản cố định, nhập các thông tin sau:

• Số thẻ: Nhảy tự động theo quy tắc đã đặt.
• Tên tài sản, ký hiệu tài sản, loại tài sản
• Ngày đưa vào sử dụng, tình trạng sử dụng, đối tượng sử dụng
• Ngày thanh lý, ngày ngừng khấu hao ( điền hoặc không điền)
• Đơn vị tính, số lượng
• PP khấu hao: thường chọn theo tháng, nhập số tháng KH
• Năm và nước sản xuất

Xem thêm: Top 10 phần mềm kế toán trên điện thoại thông dụng

3. Các tính năng của phần mềm kế toán iPOS

Phần mềm kế toán iPOS được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng bởi những tính năng nổi bật như sau:

• Quản lý doanh thu và chi phí: Giúp theo dõi, ghi nhận và phân loại các nguồn thu, chi của doanh nghiệp.
• Quản lý công nợ: Hỗ trợ theo dõi các khoản phải thu và phải trả, giúp doanh nghiệp quản lý tốt công nợ của khách hàng và nhà cung cấp.
• Báo cáo tài chính tự động: Tạo các báo cáo tài chính như báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo thuế và các báo cáo tài chính khác một cách tự động và chính xác.
• Quản lý kho và hàng tồn: Quản lý tình hình nhập xuất kho, kiểm soát số lượng hàng tồn kho và tạo báo cáo kho bãi.
• Hóa đơn điện tử: Hỗ trợ phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
• Quản lý tiền mặt và ngân hàng: Giúp theo dõi các giao dịch tiền mặt, ngân hàng, và các khoản thu chi từ các tài khoản ngân hàng.
• Tính toán và kê khai thuế: Hỗ trợ tính toán các loại thuế (VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp…) và tạo các báo cáo thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế.
• Tính năng phân quyền người dùng: Cung cấp tính năng phân quyền cho các người dùng khác nhau trong doanh nghiệp, đảm bảo bảo mật và quản lý dễ dàng.
• Tích hợp với các phần mềm khác: Hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác như CRM, phần mềm quản lý bán hàng để nâng cao hiệu quả công việc.
• Quản lý chi nhánh và kho hàng đa điểm: Hỗ trợ quản lý các chi nhánh, kho hàng ở nhiều địa điểm khác nhau một cách đồng bộ và thống nhất.
• Giao diện dễ sử dụng: Thiết kế giao diện đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, giúp tiết kiệm thời gian đào tạo.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu: Cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu tự động và phục hồi dữ liệu khi cần thiết để bảo vệ thông tin quan trọng.

Những tính năng này giúp iPOS trở thành công cụ hữu ích trong việc quản lý tài chính và kế toán cho các doanh nghiệp.

Xem thêm: So sánh các phần mềm kế toán hiệu quả hiện nay

4. Chi phí phần mềm kế toán iPOS

Phần mềm kế toán iPOS hiện tại cung cấp các phiên bản với chi phí khác nhau, tuy nhiên, thông tin về các gói miễn phí thường sẽ có những tính năng cơ bản và hạn chế so với các gói trả phí. Cụ thể:

• Phiên bản miễn phí: iPOS có thể cung cấp một số tính năng cơ bản miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân mới bắt đầu. Tuy nhiên, các tính năng nâng cao như báo cáo tài chính chi tiết, quản lý đa chi nhánh, tích hợp với các phần mềm khác, và hỗ trợ khách hàng có thể không có trong phiên bản miễn phí.
• Phiên bản trả phí: Để sử dụng đầy đủ các tính năng của iPOS như quản lý công nợ, thuế, báo cáo chi tiết, và tích hợp hệ thống, bạn sẽ cần phải nâng cấp lên các gói trả phí. Mức giá sẽ tùy thuộc vào các tính năng và quy mô của doanh nghiệp bạn.

Để biết chi tiết hơn về chi phí và các gói dịch vụ của phần mềm iPOS, bạn có thể truy cập trực tiếp vào website của iPOS hoặc liên hệ với đại lý phân phối phần mềm để nhận thông tin cụ thể và các chương trình khuyến mãi (nếu có).

5. Câu hỏi thường gặp

iPOS có thể sử dụng trên nền tảng nào?

iPOS có thể sử dụng trên cả nền tảng máy tính và thiết bị di động. Bạn có thể sử dụng iPOS trên Windows hoặc thông qua trình duyệt web, giúp dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu.

Tôi có cần có kiến thức kế toán để sử dụng iPOS không? 

Mặc dù có kiến thức kế toán sẽ giúp bạn sử dụng iPOS hiệu quả hơn, phần mềm này được thiết kế với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, có thể dễ dàng làm quen ngay cả đối với người dùng không chuyên về kế toán.

Làm thế nào để nhận hỗ trợ khi gặp vấn đề với iPOS? 

Bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của iPOS qua email, hotline, hoặc trang web chính thức để nhận sự trợ giúp kịp thời. 

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của ACC Khánh Hòa, bạn đọc đã có được cho mình nhiều thông tin hữu ích và dễ dàng áp dụng. Với các tính năng mạnh mẽ và dễ sử dụng, phần mềm kế toán iPOS sẽ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Bằng cách làm quen và áp dụng các hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán iPOS trong bài viết này, bạn có thể khai thác tối đa công cụ này để nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót trong công tác kế toán.