Quyết toán hợp đồng xây dựng là bước cuối cùng nhưng quan trọng nhất để các bên tất toán quyền lợi và nghĩa vụ tài chính. Một sai sót nhỏ trong biên bản quyết toán có thể dẫn đến việc chậm thanh toán hoặc phát sinh tranh chấp pháp lý kéo dài giữa chủ đầu tư và nhà thầu. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp mẫu biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng chuẩn xác nhất cùng lộ trình thực hiện đúng quy định pháp luật.

1. Biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng là gì?

Biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng là tài liệu ghi nhận quá trình thanh toán và xác nhận chi phí thực tế đã thực hiện theo hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, dựa trên Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020), Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP) và Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

 Đây là văn bản cuối cùng được lập sau khi công trình hoàn thành, nghiệm thu và các bên đã kiểm tra lại toàn bộ khối lượng công việc cùng chi phí phát sinh. Vai trò của biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng nhằm xác nhận công nợ là căn cứ pháp lý để các bên thanh toán số tiền còn lại hoặc giải quyết các chi phí phát sinh; đảm bảo minh bạch tài chính, giúp kiểm soát tổng chi phí đầu tư, tránh thất thoát ngân sách và giải quyết tranh chấp quan trọng nếu xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp về tài chính giữa các bên.

2. Tại sao doanh nghiệp cần biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng?

Việc lập biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng không chỉ giúp hoàn tất nghĩa vụ tài chính mà còn là cơ sở pháp lý để chấm dứt hợp đồng, tránh các rủi ro tranh chấp sau này.

Theo quy định pháp luật hiện hành, biên bản này đảm bảo tính minh bạch trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng, đặc biệt với các dự án sử dụng vốn nhà nước. Doanh nghiệp cần nó để xác nhận giá trị thực tế, xử lý các khoản tạm ứng và phát sinh, đồng thời làm nền tảng cho việc thanh lý hợp đồng.

3. Tải mẫu biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng chuẩn nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

Lưu ý:

• Đảm bảo luôn có quốc hiệu, tiêu ngữ và các căn cứ kèm theo.
• Ghi rõ các thông tin của bên A và bên B.
• Phần nội dung của biên bản quyết toán phải căn cứ vào hợp đồng đã thỏa thuận, tiến độ công việc đã được hoàn thành và số tiền thực tế đã thanh toán và chưa thanh toán.
• Chữ ký của người có thẩm quyền.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng vay tiền công ty với công ty

4. Nội dung cần có trong biên bản quyết toán công trình

4.1. Thông tin chi tiết các bên tham gia

Biên bản phải ghi rõ thông tin pháp lý của chủ đầu tư (Bên A) và nhà thầu (Bên B), bao gồm tên công ty, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, thông tin liên lạc và tài khoản ngân hàng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng thực hiện thanh toán theo quy định tại Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi 2021).

4.2. Giá trị quyết toán và các khoản phát sinh

Phần này cần liệt kê tổng giá trị hợp đồng ban đầu, các khoản tạm ứng đã thanh toán, chi phí phát sinh (nếu có, phải được phê duyệt theo Nghị định 10/2021/NĐ-CP), và số tiền còn lại phải thanh toán. Bao gồm cả VAT và xác nhận hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý Thuế mới nhất.

4.3. Xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành

Xác nhận toàn bộ khối lượng công việc theo hợp đồng, dựa trên biên bản nghiệm thu, với chi tiết về đơn giá và điều chỉnh nếu có. Điều này phải phù hợp với hồ sơ hoàn công và nhật ký thi công.

5. Hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng bao gồm những gì?

Theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020) và Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP), hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng cần chuẩn bị đầy đủ như sau:

• Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc của hợp đồng.
• Bảng tính giá trị quyết toán (Phụ lục hợp đồng về khối lượng và đơn giá).
• Hồ sơ hoàn công, nhật ký công trình (đối với các gói thầu xây lắp).
• Các văn bản phê duyệt điều chỉnh giá hoặc khối lượng phát sinh (nếu có).
• Biên bản xác nhận các khoản đã tạm ứng và đã thanh toán các đợt trước.

Quy trình lập hồ sơ quyết toán bao gồm:

Bước 1: Nhà thầu chuẩn bị và cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan đến công việc đã thực hiện.

Bước 2: Chủ đầu tư thẩm tra, rà soát và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Hai bên đối chiếu, thống nhất nội dung và ký kết biên bản quyết toán.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng trách nhiệm

6. Quy trình thực hiện quyết toán hợp đồng theo quy định 2026

Quy trình quyết toán hợp đồng xây dựng được thực hiện theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), Nghị định 37/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP) và Nghị định 10/2021/NĐ-CP, với thời hạn không quá 60 ngày (hoặc 120 ngày với dự án quy mô lớn sử dụng vốn đầu tư công) kể từ ngày nghiệm thu bàn giao.

Bước 1: Hoàn thành nghiệm thu công trình và bàn giao toàn bộ.

Bước 2: Nhà thầu lập hồ sơ quyết toán sơ bộ, gửi chủ đầu tư để thẩm định.

Bước 3: Hai bên họp đối chiếu khối lượng, chi phí và ký biên bản quyết toán.

Bước 4: Thực hiện thanh toán số dư và xuất hóa đơn điện tử theo thời điểm nghiệm thu thực tế, tuân thủ Luật Quản lý Thuế.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ để phục vụ thanh lý hợp đồng.

Nếu một bên chậm trễ, bên kia có quyền khiếu nại hoặc áp dụng biện pháp xử lý vi phạm theo hợp đồng.

7. Những lưu ý khi ký biên bản quyết toán

• Kiểm tra kỹ các khoản phát sinh phải được phê duyệt bằng văn bản trước khi thực hiện.
• Đảm bảo hóa đơn điện tử được xuất đúng thời điểm nghiệm thu.
• Ghi nhận rõ ràng các điều khoản về bảo lãnh và giải tỏa sau quyết toán.
• Tránh ký nếu hồ sơ chưa đầy đủ để ngăn chặn tranh chấp sau này.

8. Câu hỏi thường gặp

Nếu chủ đầu tư không ký biên bản quyết toán thì xử lý thế nào?

Nhà thầu cần gửi văn bản yêu cầu quyết toán chính thức. Nếu quá thời hạn quy định trong hợp đồng mà chủ đầu tư không có ý kiến, nhà thầu có quyền khởi kiện hoặc áp dụng các biện pháp xử lý theo điều khoản giải quyết tranh chấp đã ký.

Giá trị quyết toán có được vượt giá hợp đồng đã ký không?

Chỉ được vượt nếu có biên bản làm việc về khối lượng phát sinh và được cấp có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản trước khi thực hiện quyết toán.

Biên bản quyết toán có thay thế được biên bản thanh lý không?

Không. Hai văn bản này có mục đích khác nhau. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đơn giản, doanh nghiệp có thể lồng ghép nội dung thanh lý vào biên bản quyết toán nếu được sự đồng ý của các bên.

Quyết toán hợp đồng xây dựng có bắt buộc không?

Có. Theo quy định tại Điều 147 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020), quyết toán là bước bắt buộc trong quá trình thanh toán hợp đồng xây dựng. Đây là cơ sở để các bên hoàn tất nghĩa vụ tài chính và chấm dứt hợp đồng.

Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng có được quyết toán không?

Có, nhưng cần đáp ứng các điều kiện: chi phí phát sinh đã được các bên thỏa thuận và ký kết phụ lục hợp đồng; có đầy đủ tài liệu chứng minh, như biên bản họp, biên bản nghiệm thu khối lượng phát sinh. Nếu không có thỏa thuận trước, chi phí phát sinh có thể bị từ chối thanh toán.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản quyết toán hợp đồng xây dựng và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.