Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc thuê địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định thành công của chương trình. Để đảm bảo quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê, việc sử dụng mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện là cần thiết. ACC Khánh Hòa sẽ đi sâu vào phân tích mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhằm cung cấp những kiến thức pháp lý và thực tiễn cần thiết cho các bạn đọc.
1. Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện là gì?
Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện là văn bản thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê về việc cung cấp địa điểm để tổ chức các chương trình, sự kiện như hội nghị, triển lãm, lễ cưới, hoặc các buổi biểu diễn. Hợp đồng này bao gồm các nội dung liên quan đến địa điểm, thời gian sử dụng, chi phí thuê, trách nhiệm các bên, điều khoản phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể áp dụng cho hội trường, trung tâm hội nghị; nhà hàng, khách sạn; không gian ngoài trời như sân vận động, công viên và các địa điểm chuyên biệt như triển lãm, studio.
2. Vai trò của mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Theo Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự, ngoài ra hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện có vai trò như sau:
- Hợp đồng là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của cả bên thuê và bên cho thuê. Nó giúp xác định rõ trách nhiệm về việc cung cấp địa điểm, thanh toán chi phí, bảo vệ tài sản, và xử lý các tranh chấp phát sinh.
- Hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế các tranh chấp liên quan đến thời gian, chi phí, hoặc chất lượng địa điểm. Nếu xảy ra vi phạm, hợp đồng là tài liệu chính để giải quyết theo pháp luật.
- Hợp đồng giúp các bên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó tránh được những hiểu lầm không đáng có.
- Thông qua hợp đồng, bên thuê và bên cho thuê có thể thống nhất về các yêu cầu kỹ thuật, tiện ích đi kèm (âm thanh, ánh sáng, an ninh, dọn dẹp) để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
3. Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện cơ bản, phù hợp với pháp luật mà các bạn có thể tham khảo
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
………., ngày…..tháng….năm….
HỢP ĐỒNG THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
số:…………/HĐ…..
– Căn cứ vào Luật Dân sự 2015;
– Căn cứ vào nhu cầu của các bên,
Hôm nay, ngày …… tháng …… năm ……tại……………………
Địa chỉ:…………..
Chúng tôi gồm:
Bên A (Bên cho thuê):…
Sinh ngày : ………………………………………………………………………..…….….
CMTND/CCCD số : ……………………………………………………………………….
Cấp ngày : …….……………………………………………………………………….……
HKTT : …….……. …………………………………………………………………………
Điện thoại : ……………………………………………………………………….………..
Bên B (Bên thuê):…
Mã số thuế : …….………………………………………………………………………..
Địa chỉ điện thoại : ……………………………………………………………………….
Đại diện :…………………………………………………………………………………..
Chức vụ :…………………………………………………………………………………..
Hai bên thỏa thuận ký hợp đồng thuê hội trường với những điều khoản sau đây:
Điều 1: Đối tượng của Hợp đồng
Bên A đồng ý cho thuê, và Bên B đồng ý thuê phòng tại địa chỉ:…………………..với mục đích để làm hội trường tổ chức khóa hội thảo với đầy đủ những đặc điểm sau đây:
Phòng số:…………………….Tầng:…………………………………………………………………
Diện tích:……m2 mặt sàn; rộng……………………………..dài…………………………………
Có một bàn dài đón khách ngoài hội trường
Có màn chiếu, có mic (có ít nhất 03 mic không dây), 01 bục phát biểu tình trạng nguyên vẹn.
Đủ số lượng ghế cho khoảng…………..người
Có internet và đảm bảo chạy ổn định khi số lượng truy cập vào mạng cùng lúc là…….máy
Hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình ảnh phải đảm bảo chất lượng.
Điều 2: Thời gian thực hiện
Thời gian thuê:……………. kể từ ngày…./……/…….đến ngày…./…./……………………….
Điều 3. Thực hiện hợp đồng
Sau khi cả hai bên cùng nhau ký kết xong hợp đồng. Bên B sẽ đặt cọc….% giá trị hợp đồng cho Bên A. Cụ thể, số tiền cọc là:………………………..
(Bằng chữ:………………………. )
Số tiền còn lại Bên B sẽ thanh toán cho Bên A khi thực hiện xong hợp đồng.
Trong thời gian cho Bên B thuê, Bên A phải đảm bảo người ở địa điểm thuê. Để có thể theo dõi, giám sát và khắc phục sự cố kịp cho Bên B khi xảy ra lỗi kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng,………..
Sau khi hết thời hạn thuê Bên B trả phòng, nếu xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng tài sản thì Bên B phải có trách nhiệm bồi thường cho Bên A. Trách nhiệm bồi thường chỉ phát sinh không quá……………… kể từ thời điểm Bên B trả phòng cho Bên A
Điều 4. Giá cả và phương thức thanh toán
4.1. Mức giá
Tổng giá trị hợp đồng:…………………………
(Bằng chữ:…………………………….)
4.2. Phương thức thanh toán
Bên A thanh toán phí dịch vụ cho Bên B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
Tên tài khoản:…………………………………………..
Số tài khoản:…………………………………………….
Mở tại:……………………………………………………..
Điều 5. Quyền và trách nhiệm của hai bên
5.1.Trách nhiệm của Bên A:
Đảm bảo đầy đủ số lượng cũng như chất lượng của hội trường như theo thỏa thuận tại Điều 1.
Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Bên B.
Đảm bảo tính hợp pháp của địa chỉ cho thuê.
5.2.Trách nhiệm của Bên B
Sử dụng phòng đúng mục đích theo hợp đồng.
Không khoan, đục tường, phá dỡ hoặc xây cất thêm.
Không được tự ý cho người khác thuê, không sang nhượng khi chưa có sự đồng ý của bên cho thuê.
Thanh toán tiền nhà theo đúng thời hạn đã ký trong hợp đồng.
Điều 6: Phạt vi phạm
Trường hợp một trong hai bên vi phạm hợp đồng vì bất kỳ lý do gì thì bên còn lại có quyền yêu cầu và được bên vi phạm bồi thường thiệt hại thực tế phát sinh bởi hành vi vi phạm.Thiệt hại thực tế được xác định như sau:
- Vi phạm về nghĩa vụ thanh toán:…………………………VNĐ
- Vi phạm về đối tượng của hợp đồng:……………………..… VNĐ
- Vi phạm về thời hạn thực hiện hợp đồng:……………………….VNĐ
Nếu có sự thay đổi dẫn đổi hợp đồng không có khả năng thực hiện được thì một trong hai bên phải thông báo với bên còn lại để cùng nhau bàn bạc, thảo luận. Trường hợp Bên B muốn hoãn, thay đổi hoặc hủy hợp đồng thì phải báo cho bên A trước…..ngày khi đó Bên B sẽ phải chịu ….% giá trị của hợp đồng.
Trong thời gian…… ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng, Bên B phải thanh toán đầy đủ cho Bên A hợp đồng đã được hai bên thỏa thuận. Sau thời gian nói trên số tiền trả chậm sẽ được cộng thêm lãi suất Ngân hàng theo thời điểm hiện tại cho đến ngày Bên B thanh toán hết tiền cho Bên A.
Điều 7. Chấm dứt hợp đồng
Hợp đồng này chấm dứt trong các trường hợp sau:
- Hết thời hạn theo quy định trong hợp đồng
- Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng
- Một trong hai bên vi phạm các nghĩa vụ quy định trong hợp đồng
- Quy định của pháp luật thay đổi dẫn đến không thể thực hiện được hợp đồng.
Điều 8. Giải quyết tranh chấp
Hai bên cam kết thực hiện đúng nội dung hợp đồng đã ký kết. Bên nào thực hiện sai bên đó phải chịu trách nhiệm. Gây thiệt hại phải bồi thường. Mọi tranh chấp liên quan đến Hợp đồng này đầu tiên sẽ được giải quyết thông qua thương lượng và hòa giải giữa các Bên.
Trong trường hợp hòa giải không thành thì một trong các Bên có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân có thẩm quyền giải quyết. Bên có lỗi (gây thiệt hại) phải chịu tất cả các chi phí liên quan đến vụ kiện mà bên bị thiệt hại phải bỏ ra trong suốt quá trình giải quyết tranh chấp cũng như các tổn thất do ảnh hưởng của việc kiện cáo.
Điều 9. Hiệu lực của hợp đồng
- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký tức ngày…./…./…..
- Hợp đồng này có thể được sửa đổi, bổ sung, thay thế nếu Hai Bên cùng thỏa thuận thống nhất bằng văn bản;
- Hợp đồng này gồm 05 (năm) trang, được lập thành 04 (bốn) bản có giá trị như nhau, mỗi Bên giữ 02 (hai) bản để thực hiện.
- Các bên đã đọc, hiểu rõ nội dung của Hợp đồng này và cùng tự nguyện ký tên, đóng dấu xác nhận dưới đây.
|
Đại diện bên A (Ký, ghi rõ họ và tên) |
Đại diện bên B (Ký, ghi rõ họ và tên) |
>>> Tải ngay tại Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện
4. Những lưu ý để lập hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện hiệu quả
- Kiểm tra tính pháp lý của địa điểm cho thuê đảm bảo địa điểm thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê. Yêu cầu bên cho thuê cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc ủy quyền hợp pháp. Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015 yêu cầu tài sản cho thuê phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê.
- Xác minh rằng địa điểm thuê đáp ứng các yêu cầu về an toàn phòng cháy chữa cháy, điện nước. Thỏa thuận rõ ràng về việc mua bảo hiểm cho sự kiện (nếu cần), đặc biệt trong trường hợp thuê địa điểm lớn hoặc sự kiện quan trọng.
- Công chứng hợp đồng dù không bắt buộc, việc công chứng hợp đồng sẽ tăng tính pháp lý, đặc biệt đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc thời gian thuê dài.
5. Các câu hỏi thường gặp
Có cần công chứng hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện không?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng tính pháp lý và giảm rủi ro tranh chấp.
Ai chịu trách nhiệm nếu địa điểm xảy ra sự cố trong sự kiện?
Trách nhiệm này phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu sự cố do bên thuê gây ra, họ phải chịu trách nhiệm. Nếu sự cố liên quan đến kết cấu địa điểm, bên cho thuê sẽ chịu trách nhiệm.
Có thể hủy hợp đồng thuê địa điểm không?
Có, nhưng phải tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận về việc hủy hợp đồng và bồi thường.
Các khoản chi phí phát sinh ngoài hợp đồng xử lý như thế nào?
Các bên cần quy định chi tiết về chi phí phát sinh (nếu có) trong hợp đồng. Thông thường, bên thuê phải thanh toán các chi phí này.
Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thời hạn bao lâu?
Thời hạn hợp đồng phụ thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên, thường là trong thời gian tổ chức sự kiện.
Hy vọng bài viết này đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện và tránh được những rủi ro pháp lý trong quá trình ký kết hợp đồng. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.