Trong hành trình kinh doanh, việc kết thúc một mối quan hệ hợp tác là điều không thể tránh khỏi khi mục tiêu không còn đồng nhất hoặc xuất hiện các vi phạm hợp đồng. Tuy nhiên, việc chấm dứt không đúng quy trình có thể dẫn đến những tranh chấp pháp lý kéo dài và thiệt hại về tài chính. Bài viết dưới đây của ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp cho bạn mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác chuẩn xác nhất cùng lộ trình thực hiện an toàn, đúng luật.

1. Tại sao cần văn bản thông báo khi chấm dứt hợp đồng hợp tác?

Văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác đóng vai trò quan trọng như một bằng chứng pháp lý chính thức, giúp các bên ghi nhận rõ ràng quyết định kết thúc mối quan hệ kinh doanh.

Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, việc gửi thông báo bằng văn bản là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp sau này. Nó không chỉ thông báo lý do chấm dứt mà còn quy định thời điểm hiệu lực, nghĩa vụ còn lại và hậu quả pháp lý, giúp bên nhận có cơ hội phản hồi hoặc khắc phục nếu cần. Nếu thiếu văn bản này, bên chấm dứt có thể bị coi là vi phạm hợp đồng, dẫn đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015.

Ngoài ra, trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến, thông báo có thể được gửi qua email hoặc nền tảng tin nhắn định danh (như Zalo/Viber đã xác thực), miễn là có thỏa thuận trước đó trong hợp đồng, theo hướng dẫn cập nhật từ Bộ luật Dân sự 2015. Điều này giúp quy trình nhanh chóng hơn nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý tương đương văn bản giấy.

2. Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác chuẩn pháp lý mới nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thực hành khám bệnh chữa bệnh

3. Các nội dung bắt buộc phải có trong văn bản thông báo

Một mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác phải chứa đầy đủ các yếu tố sau để đảm bảo tính pháp lý:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ; số và ký hiệu, địa danh và ngày tháng năm lập.
• Thông tin của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh (tên, địa chỉ, MST, người đại diện).
• Phương thức giải quyết tranh chấp (nếu có).
• Nêu rõ căn cứ pháp lý (Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005) và căn cứ thực tế để chấm dứt (vi phạm điều khoản, hết thời hạn…).
• Thời điểm chính thức chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Yêu cầu về việc quyết toán tài chính, tài sản và bàn giao công việc.
• Lý do chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên khi chấm dứt.
• Thẩm quyền người ký chữ ký; họ tên người ký, con dấu của tổ chức (nếu một hoặc các bên là tổ chức).

Danh sách các nội dung cần kiểm tra trong mẫu đơn:

• Thông tin chi tiết về hợp đồng hợp tác gốc (Số hợp đồng, ngày ký).
• Căn cứ pháp lý và căn cứ thực tế để chấm dứt (Vi phạm điều khoản, hết thời hạn…).
• Thời điểm chính thức chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Yêu cầu về việc quyết toán tài chính, tài sản và bàn giao công việc.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng đo đạc địa chính

4. Quy trình chấm dứt hợp đồng hợp tác kinh doanh an toàn

Bước 1: Rà soát các điều khoản chấm dứt trong hợp đồng gốc

Trước khi quyết định chấm dứt, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng gốc để đảm bảo việc chấm dứt không vi phạm thỏa thuận, đặc biệt là điều kiện và thủ tục chấm dứt. Theo Bộ luật Dân sự 2015, kiểm tra các trường hợp như vi phạm nghĩa vụ, mục tiêu không đạt được, bất khả kháng hoặc thay đổi pháp luật (Luật Thương mại 2005) để có căn cứ hợp pháp.

Bước 2: Soạn thảo và gửi thông báo chính thức

Sau khi quyết định, soạn thảo thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác gửi đến đối tác, nêu rõ lý do, ngày hiệu lực và nghĩa vụ phát sinh. Gửi qua đường bưu điện bảo đảm hoặc phương thức điện tử đã thỏa thuận để có bằng chứng nhận.

Bước 3: Tiến hành thanh lý hợp đồng và quyết toán nghĩa vụ

Các bên thực hiện thanh toán nợ, chi phí còn lại, hoàn trả tài sản theo hợp đồng. Hoàn tất biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác để ghi nhận việc bàn giao công việc và tài chính, tránh tranh chấp hậu quả pháp lý. Nếu liên quan đến giải thể hoặc thay đổi kinh doanh, đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

5. Lưu ý về thời hạn và nghĩa vụ thông báo để tránh bồi thường

Theo hướng dẫn mới nhất từ Bộ luật Dân sự 2015, việc không tuân thủ "thời hạn báo trước" (thường 15-30 ngày theo thỏa thuận) có thể dẫn đến thông báo bị vô hiệu, buộc bên chấm dứt tiếp tục thực hiện hoặc bồi thường thiệt hại. Cần đặc biệt lưu ý đến các điều khoản về bảo mật thông tin và không cạnh tranh vẫn hiệu lực sau chấm dứt.

Doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt trong các trường hợp: vi phạm nghĩa vụ (không thanh toán, chậm trễ), mục tiêu không đạt, bất khả kháng hoặc thay đổi pháp luật, theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015.

6. Câu hỏi thường gặp

Tôi có được chấm dứt hợp đồng ngay lập tức khi phát hiện đối tác gian lận không?

Bạn cần kiểm tra điều khoản "Vi phạm nghiêm trọng" trong hợp đồng. Thông thường, bạn vẫn phải gửi thông báo bằng văn bản yêu cầu khắc phục trong một thời gian nhất định trước khi chính thức chấm dứt.

Thời gian báo trước thường là bao lâu?

Tùy vào thỏa thuận, thông thường là từ 15 đến 30 ngày làm việc để các bên có thời gian thu xếp tài chính và nhân sự.

Gửi thông báo qua đường bưu điện có cần thiết không?

Rất cần thiết. Bạn nên gửi thư bảo đảm có báo phát để có bằng chứng về việc đối tác đã nhận được thông báo, phòng trường hợp xảy ra tranh chấp tại tòa án.

Chấm dứt hợp đồng hợp tác có cần phải đền bù không?

Không, nếu chấm dứt mà không vi phạm các điều khoản hợp đồng, bên chấm dứt không phải đền bù. Tuy nhiên, nếu do vi phạm, bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại theo Bộ luật Dân sự 2015.

Có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp tác mà không có lý do không?

Không. Theo Bộ luật Dân sự 2015, phải có lý do hợp pháp như vi phạm hợp đồng; nếu không, có thể dẫn đến bồi thường thiệt hại.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng hợp tác và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.