Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý tài chính của mỗi đơn vị. Mục đích chính của quy trình là đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý trong việc quản lý dòng tiền, đồng thời ngăn ngừa gian lận và sai sót trong công tác kế toán. Để biết thêm các thông tin về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt, cùng đến với bài viết dưới đây của ACC Khánh Hòa nhé! 

1. Chứng từ kế toán tiền mặt là gì?

Hiểu một cách đơn giản, chứng từ kế toán tiền mặt là các chứng từ có liên quan đến tiền mặt, bao gồm các loại chứng từ như: phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, giấy đề nghị tạm ứng tiền, giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu, biên lai chi, bảng kiểm kê quỹ tiền VND.

Trong đó, phiếu thu và phiếu chi là hai loại chứng từ kế toán tiền mặt thường được sử dụng nhiều nhất trên thực tế tại các doanh nghiệp.

2. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt thường được doanh nghiệp thực hiện thông qua các bước như sau:

Bước 1: Đề nghị thu – chi

Người đề nghị thu, chi trước tiên sẽ phải gửi các chứng từ thu tiền, chi tiền đến bộ phận tiếp nhận để đề nghị thu – chi. Trong đó:

• Yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm chi) có thể kèm theo các chứng từ sau: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn,…
• Yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể kèm theo các chứng từ sau: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …

Bước 2: Xử lý đề nghị thu – chi

Bộ phận kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra các chứng từ và đề nghị thu – chi nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và lập chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán trưởng xem xét. Sau đó, kế toán trưởng kiểm tra lại sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan nếu các chứng từ này hợp lệ và chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán

Bước 3: Thanh toán

Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phê duyệt căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp. 

Bước 4: Lập chứng từ thu – chi

Sau khi nhận được quyết định duyệt/từ chối từ GĐ hoặc PGĐ, Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu – chi (Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ), lập uỷ nhiệm thu/uỷ nhiệm chi (Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng) 

Bước 5: Kết thúc quy trình

Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC và thực hiện thu – chi tiền

Xem thêm: Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán

3. Chứng từ kế toán tiền mặt bao gồm những chứng từ nào?

Chứng từ kế toán tiền mặt thường được sử dụng trong thực tế tại các doanh nghiệp bao gồm các chứng từ như sau:

• Phiếu thu: là chứng từ ghi nhận việc thu tiền từ các nguồn khác nhau, như khách hàng, đối tác, hoặc các khoản thu khác.
• Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận việc chi tiền mặt cho các hoạt động của đơn vị như thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí vận hành, chi phí lương, thưởng cho nhân viên.
• Biên lai thu tiền: là chứng từ thường được sử dụng khi có giao dịch thu tiền mặt từ khách hàng hoặc đối tác nhằm xác nhận việc nhận tiền và là căn cứ pháp lý cho các bên tham gia giao dịch.
• Giấy đề nghị tạm ứng: là chứng từ được lập khi một nhân viên hoặc bộ phận trong đơn vị có nhu cầu tạm ứng tiền mặt để thực hiện một công việc cụ thể, ví dụ như chi phí công tác, mua sắm vật tư, v.v.
• Biên bản kiểm kê tiền mặt: là một loại chứng từ quan trọng để xác định số lượng và giá trị tiền mặt thực tế trong két của đơn vị. Đây là chứng từ xác nhận việc kiểm tra, đối chiếu giữa số tiền thực tế và số tiền được ghi nhận trong sổ sách kế toán.

Theo đó, tất cả các chứng từ tiền mặt này đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và góp phần quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát các giao dịch tiền mặt trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

4. Mục đích của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt được thực hiện nhằm các mục đích sau đây:

• Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong ghi nhận các giao dịch tiền mặt từ khi thu vào, chi ra, đến khi kiểm tra và đối chiếu với sổ sách kế toán. 
• Kiểm soát và ngăn ngừa gian lận thông qua việc phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận hoặc cá nhân trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. 
• Đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng trong các giao dịch tài chính, làm căn cứ xác minh trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn mực kế toán về quản lý tài chính, kế toán và thuế. 
• Hỗ trợ công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ trở nên dễ dàng hơn. 
• Cải thiện hiệu quả quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định tài chính đúng đắn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về thiếu hụt tiền mặt hoặc thừa tiền mặt không cần thiết.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính.

Tóm lại, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt có mục đích chủ yếu là đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch trong các giao dịch tiền mặt, đồng thời giúp kiểm soát chặt chẽ tài sản tiền mặt và tăng cường tính hiệu quả trong công tác kế toán tài chính của đơn vị.

5. Câu hỏi thường gặp

Chứng từ kế toán có được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính không?

Không. Theo Điều 18 mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Nếu phát hiện sai sót trong chứng từ tiền mặt, cần xử lý như thế nào?

Nếu phát hiện sai sót, cần có biện pháp sửa chữa ngay lập tức, lập biên bản điều chỉnh và ghi nhận lại các giao dịch đúng đắn. Việc sửa chữa sai sót cần tuân thủ đúng quy trình và được duyệt bởi các cấp có thẩm quyền.

Ai là người kiểm soát và giám sát việc luân chuyển chứng từ tiền mặt?

Việc giám sát và kiểm soát thường thuộc về bộ phận kế toán, kiểm toán nội bộ hoặc các cấp lãnh đạo có trách nhiệm quản lý tài chính của doanh nghiệp. Kiểm tra định kỳ và các báo cáo tài chính sẽ giúp phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến chứng từ tiền mặt. 

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền mặt không chỉ giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát tài chính mà còn bảo vệ tài sản tiền mặt của đơn vị, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các giao dịch. Việc thực hiện quy trình này một cách nghiêm ngặt sẽ góp phần quan trọng vào sự ổn định tài chính và bảo vệ lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, ACC Khánh Hòa mong rằng bạn đọc và các doanh nghiệp đã trang bị được cho mình nhiều thông tin ý nghĩa và giá trị.