Khi doanh nghiệp thay đổi Giám đốc hoặc Giám đốc thay đổi mẫu chữ ký cá nhân, việc gửi thông báo thay đổi chữ ký giám đốc kịp thời là nhiệm vụ sống còn để đảm bảo tính pháp lý cho các hợp đồng và giao dịch tài chính. Bài viết này của ACC Khánh Hòa sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo thông báo và thực hiện thủ tục cập nhật chữ ký đúng quy định hiện hành.

1. Tại sao doanh nghiệp phải thông báo thay đổi chữ ký Giám đốc?

Việc thông báo thay đổi chữ ký Giám đốc là bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhằm đảm bảo tính nhất quán trong các giao dịch pháp lý và tài chính của doanh nghiệp.

Nếu không thông báo kịp thời, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro như giao dịch bị từ chối tại ngân hàng hoặc hợp đồng bị vô hiệu hóa do chữ ký không khớp. Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định rõ rằng mọi thay đổi liên quan đến người đại diện pháp luật, bao gồm mẫu chữ ký, phải được cập nhật để tránh tranh chấp pháp lý.

Ngoài ra, thông báo này giúp duy trì sự minh bạch với đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước, đặc biệt trong bối cảnh số hóa giao dịch ngày càng phổ biến.

2. Tải mẫu thông báo thay đổi chữ ký Giám đốc mới nhất

Tải xuống PDF | Tải xuống Word 

3. Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo thông báo thay đổi chữ ký

3.1. Thông tin về doanh nghiệp và người đại diện cũ

Bắt đầu thông báo bằng thông tin cơ bản của doanh nghiệp, bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tiếp theo, nêu rõ thông tin người đại diện cũ: họ tên, chức vụ (Giám đốc/Tổng Giám đốc), và mô tả mẫu chữ ký cũ (có thể đính kèm hình ảnh minh họa). Phần này giúp các bên liên quan dễ dàng đối chiếu và xác nhận sự thay đổi.

3.2. Thông tin về người đại diện mới và mẫu chữ ký mới

Mô tả chi tiết người đại diện mới (nếu có thay đổi nhân sự) hoặc lý do thay đổi mẫu chữ ký (nếu cùng một người). Đính kèm mẫu chữ ký mới rõ ràng, kèm theo ngày cấp căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân để tăng tính xác thực. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin này phải chính xác để tránh tranh chấp.

3.3. Thời điểm bắt đầu có hiệu lực của chữ ký mới

Xác định rõ ngày hiệu lực của chữ ký mới, thường là từ ngày ký thông báo hoặc một ngày cụ thể sau đó (ít nhất 5 ngày làm việc để các bên chuẩn bị). Phần này giúp tránh gián đoạn giao dịch và tuân thủ Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

>> Quý khách có nhu cầu và quan tâm đến các dịch vụ khác của ACC Khánh Hòa, hãy tham khảo bài viết Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh tại Khánh Hòa để tìm hiểu thêm hoặc liên hệ hotline để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn trực tiếp

4. Các đơn vị cần gửi thông báo thay đổi chữ ký ngay lập tức

4.1. Thông báo thay đổi chữ ký tại các ngân hàng giao dịch

Gửi thông báo đến tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp đang giao dịch, kèm theo hồ sơ cập nhật chữ ký trên tài khoản. Từ năm 2026, ưu tiên sử dụng eKYC qua ứng dụng ngân hàng số để giảm thủ tục giấy tờ, theo quy định số hóa định danh.

4.2. Cập nhật thông tin với cơ quan Thuế và Bảo hiểm xã hội

Thông báo cho cơ quan Thuế để cập nhật chữ ký trên tờ khai điện tử, và BHXH để đảm bảo ký số trên các báo cáo. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thông tin người đại diện sẽ liên thông tự động từ cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng doanh nghiệp vẫn phải chủ động cập nhật mẫu chữ ký số mới.

4.3. Gửi thông báo cho đối tác và khách hàng chiến lược

Gửi email hoặc thư tay đến đối tác, nhà cung cấp và khách hàng lớn để cập nhật chữ ký trong hợp đồng. Điều này giúp duy trì lòng tin và tránh chậm trễ trong giao dịch.

5. Quy định pháp lý năm 2026 về chữ ký số và chữ ký tay của Giám đốc

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc thay đổi chữ ký Giám đốc phải được đăng ký cập nhật tại cơ quan đăng ký kinh doanh nếu liên quan đến người đại diện pháp luật.

Đối với chữ ký số, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu, với yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt (mã hóa định danh cá nhân).

Từ năm 2026, quy trình sẽ tích hợp eKYC cho chữ ký tay tại ngân hàng, và liên thông dữ liệu tự động giữa các cơ quan nhà nước, nhưng doanh nghiệp vẫn cần thông báo chủ động cho Thuế và BHXH để ký tờ khai.

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị kèm theo thông báo:

• Bản gốc Thông báo thay đổi chữ ký Giám đốc.
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Chủ sở hữu về việc bổ nhiệm Giám đốc mới (nếu có).
• Bản sao công chứng Căn cước công dân của Giám đốc mới.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất.
• Mẫu đăng ký chữ ký theo form riêng của từng ngân hàng.

6. Những lưu ý quan trọng để tránh gián đoạn giao dịch khi đổi chữ ký

Đảm bảo thông tin về giám đốc mới và chữ ký mới được cập nhật chính xác trong tất cả các tài liệu và hồ sơ công ty. Thực hiện việc thông báo về sự thay đổi này đến các cơ quan chức năng, bao gồm ngân hàng, và các đối tác hợp tác.

Thay đổi chữ ký trên các tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng sẽ yêu cầu các giấy tờ chứng minh và mẫu chữ ký mới. Rà soát và cập nhật các hợp đồng, tài liệu pháp lý và giấy tờ quan trọng khác để đảm bảo chữ ký mới được ghi nhận.

Thông báo cho toàn bộ nhân viên và các bộ phận liên quan trong công ty về sự thay đổi này để đảm bảo sự đồng bộ trong công việc và giao dịch.

Lưu trữ các tài liệu liên quan đến việc thay đổi chữ ký, bao gồm thông báo chính thức và các giấy tờ chứng minh để phục vụ cho các mục đích kiểm tra sau này. Đảm bảo rằng quá trình thay đổi chữ ký tuân thủ các quy định pháp luật và quy định của công ty. Một số ngành nghề hoặc lĩnh vực có thể yêu cầu quy trình thay đổi chữ ký đặc thù. Nên kiểm tra các quy định cụ thể liên quan đến ngành nghề của bạn.

>>> Quý khách có nhu cầu và quan tâm đến các dịch vụ khác của ACC Khánh Hòa, hãy tham khảo bài viết Mẫu thông báo thay đổi tên công ty theo quy định mới nhất để tìm hiểu thêm hoặc liên hệ hotline để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn trực tiếp.

7. Câu hỏi thường gặp

Giám đốc thay đổi chữ ký nhưng không thay đổi người (đổi kiểu ký) có phải thông báo không?

Có. Đặc biệt là với ngân hàng, nếu chữ ký trên séc hoặc lệnh chi không khớp với mẫu đã đăng ký, giao dịch sẽ bị từ chối ngay lập tức.

Có phải thông báo thay đổi chữ ký cho Sở Tài chính không?

Không. Sở Tài chính chỉ quản lý thông tin Người đại diện theo pháp luật, không quản lý mẫu chữ ký cá nhân của họ.

Thời hạn thông báo cho các bên là bao lâu?

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên thông báo ít nhất 05 ngày làm việc trước khi chính thức áp dụng mẫu chữ ký mới trong các giao dịch.

Mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc cần gửi đến những ai?

Mẫu thông báo cần gửi đến tất cả các đối tác, khách hàng, ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước liên quan để cập nhật thông tin.

Có cần công chứng mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc không?

Việc công chứng mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc không bắt buộc, nhưng có thể cần thiết nếu đối tác hoặc cơ quan yêu cầu để đảm bảo tính xác thực.

Việc thay đổi chữ ký giám đốc không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một bước quan trọng trong việc củng cố niềm tin và sự minh bạch trong quản lý doanh nghiệp. Với mẫu thông báo thay đổi chữ ký giám đốc mới nhất từ ACC Khánh Hòa , quý doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện thủ tục này một cách hiệu quả và chính xác. Chúng tôi cam kết luôn đồng hành và hỗ trợ quý khách hàng trong mọi thủ tục pháp lý, đảm bảo mang lại sự an tâm và thuận tiện tối đa cho doanh nghiệp.