Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các giao dịch liên quan đến dịch vụ tư vấn, việc lập biên bản thương thảo hợp đồng là bước quan trọng để xác định thỏa thuận giữa các bên trước khi chính thức ký kết hợp đồng. Bài viết này ACC Khánh Hòa sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn , giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và thủ tục thực hiện.

1. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn là gì?

Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn là tài liệu ghi nhận kết quả đàm phán, thống nhất các điều khoản giữa bên tư vấn (nhà thầu) và bên thuê tư vấn (chủ đầu tư). Biên bản này được lập nhằm ghi nhận nội dung thương thảo, xác định cam kết cụ thể của các bên, làm cơ sở để ký kết hợp đồng chính thức.

Theo quy định tại Điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, trong các dự án sử dụng vốn nhà nước, việc thương thảo và lập biên bản là bước bắt buộc trước khi ký hợp đồng.

2. Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn

Dưới đây là mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn cơ bản, phù hợp với pháp luật hiện hành: 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————-

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG

Số: …/TTHĐ/….-ĐHKTL

Gói thầu: …..(1)

Dự án: ………(2)

– Căn cứ Quyết định số ………/QĐ-…………-………… ngày …/…/… của Giám đốc ……… về việc phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu …………. thuộc dự án ………….;(3)

– Căn cứ HSMT và HSDT xét chọn trúng thầu của Công ty ………………;(4)

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm ….., lúc …. giờ …. phút, tại ……… đại diện các Bên gồm có:(5)

Bên giao thầu (gọi tắt là Bên A): ………….(6)

Địa chỉ: ………(7)

Điện thoại: …………… Fax: ………(8)

Mã số thuế: ………..(9)

Tài khoản: ………(10)

Tại: ………(11)

Đại diện là: ………… Chức vụ: …………..(12)

Bên nhận thầu (Gọi tắt là Bên B): CÔNG TY …….(13)

Địa chỉ: ……..(14)

Điện thoại: ……………. Fax: ……………….(15)

Số tài khoản: ……(16)

Tại: ……….(17)

Mã Số thuế: ……..(18)

Đại diện là: Ông ………….. Chức vụ: ………(19)

Hai bên đã tiến hành xem xét, thảo luận và thống nhất các nội dung cung cấp hàng hoá như sau:

Nội dung hợp đồng:

– Đối tượng hợp đồng: ……(20)

– Giá trị hợp đồng: .. VNĐ (21)

– Bằng chữ: ……..(22 )

– Bảo đảm thực hiện hợp đồng: ……..(23)

– Bảo lãnh bảo hành: ………….(24)

– Địa điểm giao hàng: ………..(25)

– Thời gian thực hiện hợp đồng: …….(26)

Thời gian và phương thức thanh toán: (27) 

Bên mua có trách nhiệm thanh toán cho Bên bán 100% giá trị Hợp đồng chia thành 02 đợt như sau:

Đợt 1: …….

Đợt 2: …..

Hồ sơ thanh toán bao gồm:

– Đề nghị thanh toán của nhà thầu;

– Các biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị có xác nhận của Chủ đầu tư và tư vấn giám sát;

– Chứng nhận CO (bản sao y nhà nhập khẩu) và CQ (bản chính của hãng sản xuất)

– Chứng thư bảo lãnh bảo hành của ngân hàng có giá trị tương ứng 5% giá trị quyết toán hợp đồng (nếu có).

– Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán;

– Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành của Bên Bán;

– Hồ sơ hoàn công; Nhật ký công trường (nếu có);

– Hóa đơn thuế GTGT;

– Biên bản thanh lý hợp đồng.

– Phương thức thanh toán: Chuyển khoản.

Bảo hành (28)

– Tất cả các thiết bị được nêu trong Hợp đồng sẽ được Bên B bảo hành theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất; yêu cầu của bên A tại hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của bên B. Thời gian bắt đầu bảo hành được tính từ ngày nghiệm thu hợp đồng.

– Thời gian khắc phục sự cố trong thời gian bảo hành là …………. giờ kể từ khi Bên B nhận được yêu cầu của Bên A. Quá thời gian trên mà bên B không thực hiện việc khắc phục thì bên A có quyền thuê đơn vị khác khắc phục và mọi chi phí liên quan đến việc khắc phục sự cố Bên B phải hoàn toàn chịu trách nhiệm chi trả.

– Để được bảo hành, các sản phẩm phải có Phiếu bảo hành hoặc tem bảo hành dán trên thiết bị của Bên B và Bên A phải tuân thủ các quy định đã được ghi trên Phiếu bảo hành.

– Trong thời hạn bảo hành, Bên B sẽ tiến hành sửa chữa, bảo hành thiết bị miễn phí theo đúng tiêu chuẩn của nhà sản xuất đối với mọi trường hợp xảy ra sự cố, hỏng hóc do lỗi của nhà sản xuất, sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển, lắp đặt, triển khai.

– Trong thời hạn bảo hành, Bên B phải có thiết bị tương đương thay thế cho Bên A để sử dụng trong trường hợp thiết bị phải bảo hành.

Trách nhiệm của các Bên

Trách nhiệm của Bên B:

– Bên Bán có trách nhiệm giao hàng hóa kèm theo các tài liệu cần thiết cho Bên Mua đúng chất lượng, đúng hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng.

– Cùng với Bên Mua kiểm tra thiết bị và lập biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa khi hoàn thành.

– Bảo hành thiết bị khi đã hoàn thành việc giao và lắp đặt thiết bị

Trách nhiệm của Bên A:

– Bên A phải kiểm tra hàng hóa về chủng loại, số lượng, chất lượng bao bì của hàng hóa và ký nhận vào biên bản giao hàng và hóa đơn bán hàng để xác nhận là đã nhận đầy đủ hàng từ bên B.

–  Bên A có trách nhiệm nhận hàng hóa, bảo quản và sử dụng hàng hóa theo đúng cách thức mà Bên B đã hướng dẫn trong các tài liệu đi kèm.

– Bên A có trách nhiệm thanh toán tiền hàng theo đúng qui định của hợp đồng.

Bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm Hợp đồng

Nếu một trong hai bên không thực hiện đầy đủ các trách nhiệm của mình ghi trong Hợp đồng này dẫn đến thiệt hại về kinh tế cho Bên kia thì phải chịu trách nhiệm bồi thường các giá trị thiệt hại đó.

Các điều khoản khác trong hợp đồng: (29) 

Thống nhất (theo ĐKC và ĐKCT của hợp đồng trong HSMT).

Biên bản này được lập làm căn cứ để ký hợp đồng với Nhà thầu Công ty ……….. của Gói thầu …………. được hai bên thống nhất với các nội dung nêu trên.

Cuộc thương thảo đã kết thúc vào lúc …. giờ …. phút cùng ngày.

Biên bản này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN MUA

(Ký, ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

(Ký, ghi rõ họ tên)

Ghi chú:

(1): Điền tên gói thầu

(2): Điền tên dự án

(3): Điền căn cứ

(4): Điền tên Công ty

(5): Điền ngày, tháng, năm lập biên bản

(6): Điền tên bên giao thầu ( bên A)

(7): Điền địa chỉ của bên giao thầu

(8): Điền số điện thoại/ fax của bên giao thầu

(9 ): Điền mã số thuế của bên giao thầu

(10): Điền tài khoản của bên giao thầu

(11): Điền tên ngân hàng đăng ký tài khoản

(12): Điền đại diện, chức vụ của người đại diện

(13): Điền bên nhận thầu

.(14): Điền địa chỉ của bên nhận thầu

(15): Điền số điện thoại/ fax của bên nhận thầu.

(16): Điền số tài khoản của bên nhận thầu

(17): Điền tên ngân hàng đăng ký tài khoản

(18): Điền mã số thuế của bên nhận thầu

(19): Điền tên người đại diện, chức vụ của người đại diện

(20 ): Điền đối tượng hợp đồng

(21): Điền giá trị hợp đồng

(22): Điền giá trị hợp đồng ( bằng chữ)

(23): Điền bảo đảm thực hiện hợp đồng

(24): Điền bảo lãnh bảo hành

(25): Điền địa điểm giao hàng

(26): Điền thời gian thực hiện hợp đồng

(27): Điền thời gian và phương thức thanh toán

(28): Điền nội dung bảo hành

(29): Điền các điều khoản khác trong hợp đồng

>>> Tải ngay tại Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn

Xem thêm: Mẫu hợp đồng xuất khẩu cà phê

3. Quy trình nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn

Việc nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn thường áp dụng trong các dự án sử dụng vốn nhà nước, vốn ODA, hoặc các dự án yêu cầu minh bạch trong quy trình đấu thầu. Quy trình này bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị biên bản thương thảo

Sau khi các bên hoàn tất thương thảo, biên bản sẽ được lập dựa trên nội dung đã thống nhất.

Biên bản cần được ký kết đầy đủ bởi các đại diện tham gia thương thảo và đóng dấu.

Bước 2: Trình phê duyệt

Đối với các dự án có yêu cầu phê duyệt, biên bản cần được trình lên chủ đầu tư hoặc cơ quan quản lý dự án để kiểm tra và phê duyệt.

Trong trường hợp cần chỉnh sửa, biên bản sẽ được điều chỉnh theo ý kiến góp ý trước khi nộp.

Bước 3: Nộp biên bản

Biên bản sau khi hoàn thiện và phê duyệt sẽ được nộp kèm theo hồ sơ ký kết hợp đồng.

Hồ sơ nộp phải bao gồm: biên bản thương thảo, hợp đồng dự thảo, tài liệu liên quan đến dự án/gói thầu.

Lưu ý quan trọng:

• Quy trình nộp có thể khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của dự án, cơ quan quản lý hoặc đối tác.
• Đảm bảo biên bản thương thảo tuân thủ quy định tại các văn bản pháp luật, như Luật Đấu thầu năm 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

4. Nơi nộp mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn

Đối với dự án sử dụng vốn nhà nước:

• Cơ quan quản lý dự án là đơn vị trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý dự án/gói thầu.
• Chủ đầu tư trong các dự án quy mô nhỏ, biên bản được nộp trực tiếp cho chủ đầu tư.
• Bên mời thầu trường hợp bên mời thầu là tổ chức đấu thầu độc lập, biên bản cần nộp kèm hồ sơ ký kết hợp đồng.

Đối với dự án tư nhân:

• Biên bản thương thảo được lưu trữ và nộp tại phòng pháp chế hoặc bộ phận quản lý hợp đồng của doanh nghiệp.

Đối với dự án có yếu tố nước ngoài:

• Nhà tài trợ quốc tế đối với dự án có vốn ODA hoặc tài trợ quốc tế, biên bản cần được nộp cho cơ quan đại diện nhà tài trợ để kiểm duyệt.
• Cơ quan quản lý nhà nước một số trường hợp yêu cầu nộp biên bản cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam.

5. Các câu hỏi thường gặp

Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn có bắt buộc không?

Có. Theo Điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP, biên bản thương thảo là tài liệu bắt buộc trong quy trình đấu thầu và ký kết hợp đồng tư vấn.

Ai chịu trách nhiệm lập biên bản thương thảo?

Bên mời thầu hoặc chủ đầu tư là đơn vị chịu trách nhiệm lập biên bản dựa trên kết quả thương thảo với bên tư vấn.

Có cần công chứng biên bản thương thảo không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, biên bản có thể được công chứng nếu các bên yêu cầu để tăng tính pháp lý.

Biên bản thương thảo cần lưu trữ trong bao lâu?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác lưu trữ, biên bản thương thảo cần được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm đối với hồ sơ đấu thầu.

Nếu không có biên bản thương thảo, hợp đồng tư vấn có hiệu lực không?

Không. Thiếu biên bản thương thảo có thể dẫn đến việc hợp đồng bị coi là không hợp lệ, đặc biệt trong các dự án sử dụng vốn nhà nước.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về mẫu biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn và các bước thực hiện. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần thêm sự hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với ACC Khánh Hòa để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.